Organizarea documentelor interne de lucru intr-un mod eficient permite centralizarea facila, controlul, securizarea si trasabilitatea acestora. In companiile din zilele noastre, exista un volum urias de date si informatii, indiferent de activitatea desfasurata, iar buna lor gestionare presupune colectarea, clasificarea, indexarea si stocarea fizica a nenumarate dosare cu hartii.

Managementul documentelor vine in ajutorul organizatiilor cu solutii valoroase pentru procesarea cat mai rapida a actelor in informatie eligibila, structurata si directionata. Iata ce presupune acest sistem si ce avantaje ofera companiilor:

Ce este managementul documentelor?

Fie ca este vorba despre o societate mare sau un IMM, implementarea unei solutii pentru gestionarea riguroasa a documentelor presupune trecerea lor din sistemul fizic in format electronic, centralizat. Aceasta este una dintre metodele prin care poti imbunatati performanta companiei pe masura ce operatiunile administrative devin tot mai complexe si greu de realizat in fiecare zi.

Managementul documentelor, cunoscut si ca DMS - Document Management System, permite stocarea si organizarea electronica a informatiilor intr-un mod controlat si structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Este vorba despre o aplicatie care garanteaza un circuit sigur al datelor si ofera confort sporit utilizatorilor.

Tehnologiile DMS au fost create pornind de la nevoile companiilor de a putea accesa dintr-o baza de date centralizata copiile electronice ale unor documente care, in format fizic, se aflau in locatii diferite. Sistemele pentru managementul documentelor ajuta la indexarea, procesarea, stocarea, administrarea si urmarirea documentelor dintr-o firma in functie de un set de reguli  predefinite referitoare la fluxurile de lucru, drepturile de acces ale diferitelor persoane din companie sau felul in care sunt etichetate, arhivate si cautate documentele.

Ce avantaje ofera companiilor managementul documentelor?

Un program DMS adauga valoare aproape tuturor departamentelor dintr-o companie. Prin intermediul sau sunt gasite cu usurinta orice documente ale firmei, sunt protejate actele din fisierele digitale de stergeri accidentale ori intentionate si se poate verifica la ce angajat este un anumit document sau controla ultima versiune a acestuia. Beneficiile unei solutii pentru managementul documentelor sunt imediate si presupun:

Reducerea costurilor de administrare si depozitare a documentelor

Implementarea unui DMS reprezinta un pas important spre crearea unui birou digital. Folosirea capacitatii de stocare electronica inseamna diminuarea cheltuielilor pentru pastrarea datelor in format fizic. Pe langa costurile cu hartia, sunt eliminate si cele care tin de cautarea informatiilor, imprimarea si operarea documentelor, distribuirea, indosarierea si stocarea actelor, generarea deseurilor din hartie si alte cheltuieli operationale.

Protejarea eficienta a datelor sensibile

In timp ce hartiile se misca incet si nu ofera siguranta informatiilor, un sistem de management al documentelor simplifica si accelereaza procesele interne si externe, oferind si o securitate sporita. Aplicatia informatica protejeaza informatiile critice ale organizatiei, asigura confidentialitatea datelor si include masuri viguroase pentru recuperarea acestora in cazul unor situatii neprevazute.

Acces controlat la documente

Prin utilizarea unui soft dedicat, se poate seta cine are dreptul sa vizualizeze, sa modifice si sa partajele informatii. Definirea drepturilor de utilizator si de grup permite stabilirea accesului controlat la datele companiei.

Cresterea productivitatii

Este binecunoscut faptul ca angajatii pierd foarte mult timp pentru a face fata tuturor provocarilor legate de lucrul cu documentele.

DMS rezolva aceasta situatie prin automatizarea activitatilor greoaie si de lunga durata, astfel incat personalul sa se poata concentra pe factorii cheie ai afacerii. De exemplu, daca documentele sunt bine organizate nu se va mai pierde timp pentru cautarea continutului dorit.

Conformarea cu legislatia in vigoare

Folosirea unui sistem pentru managementul documentelor inseamna respectarea procedurilor legale si a reglementarilor obligatorii din Regulamentul general privind protectia datelor – GDPR. Intr-o mare masura, firma este protejata si de erorile pe care le pot face angajatii fiindca programul obliga personalul sa elaboreze documentatia in formatul corect.

Existenta unei baze de date unitare

La nivelul companiei, managementul documentelor inseamna acces la o baza de date unitara care contine toate informatiile, chiar daca provin din locatii multiple. Practic, nu vor exista probleme pentru gasirea anumitor informatii; toate actele vor fi organizate in functie de tipul lor si nu se vor crea mai multe copii ale aceluiasi document pentru distribuire. In plus, se pot verifica oricand datele dorite fara a deteriora sau uza documentele in format fizic.

Integrarea facila cu alte sisteme

Modulul de management al documentelor se integreaza simplu si rapid cu celelalte componente ale sistemului ERP sau aplicatii folosite pentru a crea o infrastructura de automatizare a proceselor si o arhivare sigura si corecta.

Gasirea informatiilor in functie de context

Pe langa faptul ca elimina necesitatea aducerii continutului in acelasi loc, pentru ca se poate lucra cu informatia oricare ar fi locatia fisierelor, softul DMS ajuta la gasirea datelor. Utilizatorii pot identifica aceeasi informatie corecta folosind diferite criterii de cautare, iar continutul se interpreteza in functie de context.

Functionalitatile modulului Documente al sistemului Pluriva ERP

Modulele din categoria Managementul Documentelor a sistemului Pluriva ERP permit gestionarea tuturor documentelor folosite si trimise de utilizatori. Acestea faciliteaza administrarea comunicarii interne si functioneaza ca un „Intranet” inclus in toate celelalte module ale Pluriva ERP. Accesul online la documente, forum de comunicare, calendare si multe altele se face pe baza de nume de utilizator si parola. Iata functionalitatile modulului Documente:

Centralizarea si organizarea tuturor documentelor care intra si ies din companie;

Acces restrictionat pentru utilizatori in functie de drepturile acordate;

Controlul tuturor actiunilor care vizeaza documentele introduse in aplicatia Pluriva ERP;

Notificarea si atentionarea cu privire la utilizatorii care au accesat sau nu documentele incarcate in sistem;

Atentionari asupra documentelor expirate;

Crearea de documente sablon;

Posibilitatea lucrului in echipa, cu mai multi utilizatori care sa lucreze simultan in acelasi document;

Realizarea unui registru de corespondenta;

Vizualizarea cursului valutar BNR utilizat in documentele de lucru din program, actualizat in timp real, pentru principalele valute.

Ineficienta gestionarii fluxului de documente din cadrul companiei este un obstacol greu de trecut daca persista o perioada lunga de timp. Acest lucru poate conduce la scaderea productivitatii si a calitatii serviciilor, dar si la diminuarea resurselor firmei. Un sistem pentru managementul documentelor standardizeaza toate activitatile organizatiei si asigura respectarea securitatii datelor, oferind avantaje importante pentru angajati, divizii, departamente si, implicit, intreaga companie.

Companiile isi vand produsele si serviciile catre clienti diversi, ceea ce presupune abordari diferite din partea departamentelor de marketing. In acest articol, poti afla ce inseamna, concret, B2B si B2C si ce diferente exista intre cele doua strategii. 

Ce sunt B2B si B2C?

B2B si B2C sunt doua acronime provenite din limba engleza care inseamna business-to-business, respectiv business-to-customer. Este vorba despre tranzactii care se desfasoara intre doua firme sau intre o firma si consumatorul final, individual.

Ecuatia de baza este aceeasi: un client cumpara ceva de la o firma. Strategiile de marketing, insa, sunt extrem de diferite asa ca merita sa le acorzi un pic de timp ca sa le intelegi mai bine. 

Calatoria clientului

Calatoria clientului defineste calea pe care o urmeaza fiecare client in procesul de cumparare. Evident, calea de cumparare difera atunci cand vine vorba despre B2B, respectiv B2C, iar intelegerea nevoilor potentialilor clienti este fundamentala pentru redactarea unui plan de vanzari si pentru asigurarea unui suport clienti de calitate. 

In B2B, companiile targheteaza alte companii, iar fiecare achizitie implica un intreg proces de decizie care se desfasoara conform urmatorilor pasi:

- identificarea problemei sau a nevoii;

- explorarea solutiilor si studiul de piata;

- crearea unei liste de cerinte minime;

- alegerea unui furnizor. 

In B2C, importanta este nevoia clientului individual, ceea ce inseamna un traseu relativ liniar catre achizitie: nevoia de un anumit produs sau serviciu este urmata de evaluarea optiunilor si luarea deciziei de cumparare. 

Pretul si prezentarea produsului

Clientii reprezentati de companii sunt, in general, mai sensibili la capitolul pret decat consumatorii individuali. Procesul de vanzare B2B este mai complex, iar decizia de cumparare este adesea influentata de cel mai avantajos pret.

Pe de alta parte, pe piata B2C, consumatorii au alte prioritati si sunt mai usor impresionabili de aspecte precum prezentarea produsului. 

Un producator de ciocolata care isi vine produsul unei firme care foloseste ciocolata ca materie prima pentru produsele sale nu trebuie sa investeasca in linii de ambalare complexe sau in ambalaje atractive. Pe de alta parte, un producator B2C va trebui sa gaseasca metode ingenioase pentru ca pralinele sale de ciocolata sa fie unice, usor de recunoscut si atractive.

Segmentarea si distributia clientilor

Afacerile B2B au o baza de clienti mai mica decat zona B2C. In general, produsele companiilor B2B sunt vandute fie direct, fie indirect, prin intermediul distribuitorilor.

Afacerile B2C au o baza de clienti incomparabil mai mare. Vanzarile se fac prin intermediul magazinelor fizice, al magazinelor online sau al cataloagelor.

Decizia de cumparare

Atunci cand vine vorba despre decizia de cumparare, factorii pe care ii iau in calcul companiile, respectiv clientii individuali, difera semnificativ.

Marketingul din zona B2B se concentreaza pe cladirea increderii, a autoritatii si pe obtinerea celui mai competitiv pret de pe piata. Marketingul din zona B2C are ca prioritate transformarea experientei de cumparare si utilizare intr-un lucru memorabil.

Companiile iau in calcul pretul, eficienta, productivitatea. Clientii individuali ofera producatorului ocazia de a stabili o legatura afectiva prin intermediul unei campanii de vanzari de tipul unei povesti, al unui simbol amuzant sau educativ.

Clientii targetati de B2C sunt interesati de propria satisfactie. Desigur, fiecare cumparator are ca scop final sa isi faca viata mai usoara si mai placuta, dar clientul B2C este mai interesat de partea amuzanta si placuta a vietii decat clientul B2B. 

Implicarea clientului

Customer engagement - expresie pentru care nu exista o traducere exacta in limba romana - se realizeaza diferit pe piata B2B si B2C.

Companiile B2B se bazeaza, in general, pe metodele traditionale: conferinte, workshopuri, prezentari, portofolii. Atunci cand intentionezi sa vinzi B2B, relatia cu potentialul client trebuie atent cultivata. E nevoie de prezentari formale, de contactarea mai multor persoane din companie si asa mai departe. Aceasta nevoie se mentine, chiar daca, recent, s-a inregistrat o schimbare si in acest domeniu, similaritatile cu marketingul B2C crescand semnificativ. In prezent, numeroase companii B2B s-au orientat catre social media si catre piata influencerilor. 

Suport clienti 

Inclusiv in domeniul final al suportului pentru clienti, abordarile B2B si B2C sunt semnificativ diferite. Consumatorul de azi pare sa prefere o abordare cat mai independenta in ceea ce priveste suportul pentru clienti. In spatiul B2C, clientul doreste o rezolvare rapida si eficienta a problemelor intampinate. El vrea sa poata adresa o intrebare si sa se conecteze rapid cu un agent real, fara sa trebuiasca sa parcurga un meniu telefonic interminabil sau sa citeasca online zeci de pagini. Din acest punct de vedere, motto-ul companiilor B2C este „ajuta clientul sa se ajute singur”. 

In zona B2B, tranzactiile sunt, de obicei, mult mai complexe, de durata si implica sume mai mari de bani. Din acest motiv, relatiile de afaceri implica si o echipa de suport clienti specializata si dedicata. Numai asa se pot evita stresul si frustrarile ce pot aparea intr-o asemenea relatie de afaceri.

Indiferent cine are nevoie de ajutor, e de dorit ca serviciul suport clienti sa fie prompt, eficient, profesionist si sa raspunda solicitarilor conform unor politici clar stabilite. 

Desi prezinta o serie de puncte comune, marketingul B2B si B2C difera in ceea ce priveste abordarea clientului si strategiile de vanzare. Totusi, in prezent, se observa tendinta ca similitudinile sa fie din ce in ce mai bine evidentiate. 

Probabil ca stiai asta deja, dar in calitate de angajator ai o multime de documente, declaratii si diverse alte acte de care trebuie sa te ocupi, atat in ceea ce priveste propria activitate, cat si legate de angajatii tai. Tocmai de aceea, merita sa investesti intr-un sistem de management al documentelor. 

Revenind, una dintre cele mai importante declaratii de care te vei ocupa este si declaratia 112. Citeste mai departe pentru a descoperi la ce se refera aceasta, cine trebuie sa o completeze si cand. 

Ce este declaratia 112? 

Pana sa discutam despre depunerea declaratiei 112, ar fi bine sa vedem la ce se refera. Din punct de vedere legal, formularul 112 este recunoscut drept  „Declaratie privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate”. Evident, asta inseamna ca declaratia de mai sus vizeaza toate persoanele juridice, dar si fizice si care prezinta calitatea de angajator. 

Cine trebuie sa completeze si sa depuna declaratia 112? 

Lista completa a entitatilor care vor fi nevoite sa completeze si sa depuna declaratia 112 include: 

- persoane fizice si juridice care au calitatea de angajatori;

- entitati asimilate angajatorului care au calitate de platitori de venituri din activitatile independente, pe perioada de desfasurare a activitatii, cat si pe perioada in care se beneficiaza de concedii si indemnizatii de asigurari sociale de sanatate;

- platitorii de venituri pentru persoane care realizeaza venituri de natura profesionala, altele decat veniturile de natura salariala, pentru care exista obligatia de a plati contributia individuala de asigurari sociale si asigurari pentru somaj;

- institutiile care calculeaza, retin, platesc sau suporta contributii sociale obligatorii, in numele asiguratului;

- orice alt platitor de venituri care sunt de natura salariala sau care sunt asimilate salariilor.

Daca ai nelamuriri, cel mai bine ar fi sa consulti pe cineva din departamentul de contabilitate si financiar! 

Cand si cum se depune declaratia 112? 

Formularul va fi depus prin mijloace electronice pe portalul e-Romania. Desigur, asta presupune si ca platitorul sa aiba un certificat calificat, certificat eliberat in conformitate cu toate conditiile Legii nr.455/2001 legata de semnatura  electronica. Aceste certificate pot fi obtinute de la furnizori de servicii de certificare acreditati. Persoana imputernicita trebuie sa se inregistreze ca utilizator al serviciului pe site-ul (www.mfinante.ro)-portal. 

Verificarea declaratiei 112 se poate realiza cu ajutorul programelor de asistenta puse la dispozitia contribuabililor gratuit. Pot fi descarcate si de pe site-ul ANAF. Fiecare declaratie trebuie depusa pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei pentru care este datorata contributia sociala si impozitul pe venit. 

Exista si o exceptie, mai exact depunerea trimestriala, pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare trimestrului pentru entitatile care fac parte din categoriile: 

Asociatie, fundatie sau entitate fara scop patrimonial sau persoane juridice, exceptie facand institutiile publice, entitati care in anul anterior au avut un numar mediu de pana la trei salariati exclusiv;

Persoane juridice platitoare de impozit pe profit care in anul anterior au avut un numar mediu de pana la trei salariati exclusiv si venituri totale de pana la 100.000 euro;

Persoane juridice platitoare de impozit pentru veniturile microintreprinderilor care in anul anterior au avut un numar mediu de pana la trei salariati exclusiv;

Persoane fizice autorizate si intreprinderi individuale, dar si persoanele care exercita profesii libere sau asocierile intre persoane fizice, fara personalitate juridica, dar care au personal angajat pe baza unui contract individual de munca. 

Asadar, in calitate de angajator, nu te poti gandi doar la metode prin care poti imbunatati performanta companiei, ci si la diverse acte pe care trebuie sa le completezi.