fbpx
Testeaza DEMO

Facturare electronică: Ce este, avantaje, softuri utile

Digitalizarea reprezintă o prioritate pentru toate firmele care vor să-și îmbunătățească eficiența și să atingă obiectivele de performanță. În acest context, activitatea din departamentele contabilitate și financiar trebuie reformată prin eliminarea hârtiilor și introducerea facturilor electronice. Vă prezentăm în continuare ce înseamnă conceptul de facturare electronică, ce beneficii aduce companiilor și cum poate fi implementat rapid și personalizat:

 

Ce înseamnă facturare electronică

Facturarea electronică reprezintă un sistem informatic ce permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor fără să mai fie necesare fluxurile fizice de acte și documente financiar-contabile. 

 

Aceste aplicații software sunt utilizate în relația cu autoritățile fiscale (denumite și B2G - Business to Government), prin programul e-Factura. Sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu din luna iunie 2022, iar din aprilie 2022 poate fi utilizat și în activitățile B2B (Business to Business), adică în tranzacțiile comerciale cu  furnizorii, colaboratori și beneficiari ai unei firme.

 

Sistemul naţional privind factura electronică, reglementat prin OUG nr. 120/2021, va opera cu documente emise, transmise și recepționate în format electronic structurat de tip XML (Extensible Markup Language), care permite prelucrarea electronică şi automată.

 

Avantajele utilizării de facturi electronice

În cadrul unor soluții digitale pentru IMM-uri și pentru companii de mari dimensiuni, utilizarea de sisteme ERP pentru digitalizarea, automatizarea și centralizarea facturilor prezintă următoarele avantaje:

 

Reducerea costurilor cu emiterea,  transmiterea și arhivarea facturilor

 

Prin eliminarea facturilor în format fizic și înlocuirea lor cu facturi electronice scad semnificativ costurile pe care o companie le are cu emiterea, transmiterea și arhivarea documentelor financiar-contabile. Prin modulele specifice, Pluriva ERP oferă mobilitate totală, reducerea costurilor logistice și o mai bună colaborare între departamente. 

 

Reducerea timpului de trimitere și de recepționare pentru facturi

 

Timpul înseamnă bani, iar facturarea electronică economisește timp, pentru că elimină etapele de transmitere fizică a facturilor (printarea documentelor, centralizarea corespondenței, transmiterea prin poștă sau curier, recepționarea corespondenței, redirecționarea facturilor pentru fiecare departament în vederea efectuării plăților).

 

Creșterea eficienței procesului de livrare a facturilor

 

Prin reducerea costurilor și a timpului de realizare și transmitere se înregistrează o creștere a eficienței la nivelul întregului proces de livrare a facturilor. Astfel scade numărul retururilor, pentru că nu mai există riscul ca plicurile cu documente să ajungă la adrese greșite sau neactualizate. Facturarea electronică permite tracking-ul  facturilor transmise, prin confirmare de primire și bife automate în sistem.

 

Scăderea timpilor de accesare a facturilor

 

Arhivarea electronică reprezintă o excelentă ocazie de a reduce birocrația și de a scădea timpul mediu alocat accesării unei facturi. Soluțiile ERP cuprind module specializate pe contabilitate, financiar, mijloace fixe, flux de numerar, bancă electronică și bugete. 

 

Reducerea spațiului necesar pentru stocarea și arhivarea facturilor

 

Un avantaj important al utilizării de facturi electronice este reducerea spațiului de depozitare a arhivelor cu documente financiar-contabile. Nu mai este nevoie de sute de bibliorafturi și zeci de fișete pentru păstrarea dosarelor pe fiecare lună și an de activitate.

 

Creșterea siguranței și securității în utilizarea datelor financiare

 

Facturarea electronică este mai sigură, atât din punct de vedere al accesului la datele financiare, cât și al securității cibernetice. Prin facilitățile de semnătură electronică, criptare, parolare și securizare a protocoalelor de transmitere a documentelor, activitatea companiei este mai bine protejată. 

 

Protejarea mediului prin reducerea consumului de hârtie 

 

În strategiile de antreprenoriat inovativ adoptate de multe companii din România, protecția mediului înconjurător este o prioritate. Utilizarea facturilor electronice ajută la îndeplinirea obiectivelor ecologice, pentru că reduce consumul de hârtie și elimină transporturile poluante, care erau necesare pentru transmiterea documentelor în format fizic. 

Sisteme și aplicații software pentru facturare electronică 

Pentru firmele care vor să implementeze sisteme moderne de facturare electronică, Pluriva a realizat softuri pentru e-commerce și aplicații moderne de tip ERP, CRM, EDI ș.a. 

 

Aceste soluții software sunt integrate rapid și eficient în sistemele informatice existente în fiecare companie și permit scalarea afacerilor, extinderea activităților și corelarea datelor financiare utilizate în diferite centre de cost.

 

Utilizatorii Pluriva ERP care vor să genereze facturi electronice în formatul   e-Factura sau alte sisteme similare au la dispoziție posibilitatea de generare a documentelor direct din aplicația Pluriva. Orice modificare legislativă și procedurală este actualizată în cadrul programului, astfel încât firmele lucrează de fiecare dată cu versiunile cele mai noi și emit documente financiar-contabile corecte, complete, adecvate cerințelor din normele fiscale, comerciale și juridice.

Gestiunea si administrarea stocurilor [Ghidul intreprinzatorului]

Fie ca esti la inceput de drum, fie ca ai o afacere pusa pe picioare, modalitatile pe care le folosesti pentru gestionarea stocurilor au o importanta majora deoarece de ele depind succesul sau insuccesul pe piata competitiva. De aceea, in randurile urmatoare o sa gasesti toate raspunsurile la intrebarile privind administrarea depozitului si care sunt cele mai bune solutii pentru optimizarea acestui proces!

 

Gestiunea si administrarea stocurilor [Ghidul intreprinzatorului]

  • In ce consta gestiunea stocurilor?
  • Ce spune legislatia privind gestiunea stocurilor?
  • De ce este importanta gestiunea corespunzatoare a stocurilor?
  • Imbunatateste fluxul numerar al afacerii
  • Te ajuta sa economisesti
  • Ce trebuie sa stii despre sistemele informatice pentru gestiunea stocurilor
  • Cand ai nevoie de un software pentru gestiunea stocurilor?
  • Ramai frecvent fara stocuri disponibile pentru vanzare
  • Procesele de gestiune se desfasoara manual
  • Administrarea bazei de clienti si comenzi este dificila
  • Cum te poate ajuta Pluriva?

 

In ce consta gestiunea stocurilor?

Gestiunea stocurilor reprezinta o inglobare a tuturor proceselor care privesc stocurile: comandarea, stocarea, modul de utilizare, monitorizarea si controlarea lor. Astfel, complexul de gestiune a stocurilor se aplica tuturor afacerilor care folosesc bunuri finite sau materii prime pentru conceperea produselor sau serviciilor pe care o companie le pune la dispozitia clientilor. Cu alte cuvinte, gestionarea stocurilor se refera la toate aspectele legate de inventarul unei afaceri.

 

Precum orice alt concept, gestiunea stocurilor mai poate fi denumita si: controlul stocurilor, gestionarea inventarului sau controlul inventarului. Astfel, daca gasesti solutii moderne pentru gestionarea stocurilor sub alta denumire, nu renunta la implementarea acestora. Pana la urma, scopul final este de a avea cantitatile potrivite de produse ca sa fii gata de vanzare in orice moment. O buna gestionare a stocurilor te poate ajuta sa cunosti si sa anticipezi momentul in care este necesara o noua comanda de materiale, reducand la minim costurile privind aceste procese.

 

Ce spune legislatia privind gestiunea stocurilor?

Contabilitatea si gestiunea stocurilor trebuie realizate legal conform cadrului juridic in vigoare: potrivit prevederilor Legii Contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, toate tipurile de societati inregistrate si persoane juridice care isi desfasoara activitatea pentru public au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, precum si contabilitatea de gestiune privind normelor aprobate in acest sens.

 

Pe scurt, gestiunea corespunzatoare a stocurilor este obligatorie din punct de vedere legal pentru a asigura buna functionare a pietei competitive pentru cresterea economiei unei tari. Mai mult, societatile comerciale trebuie sa isi asigura contabilitatea de gestiune conform prevederilor Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 1.826/2003, cu modificarile si completarile ulterioare.

 

In functie de tipul de activitate pe care il desfasoara compania ta, contabilitatea de gestiune poate sa asigure controlul maxim asupra:

 

Inregistrarii operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor in functie de fiecare categorie si activitate intreprinsa, etape de fabricatie, centre de costuri, centre de profit, etc.;

Calcularii costurilor privind procesele de achizitie, de productie, de prelucrare a materialelor intrate, obtinute, lucrarilor executate, serviciilor prestate, etc.

 

Toate aceste operatiuni care privesc gestiunea stocurilor din punct de vedere legal trebuie organizate de antreprenorul sau administratorul afacerii.

 

De ce este importanta gestiunea corespunzatoare a stocurilor?

 

Putem privi importanta gestiunii corespunzatoare a stocurilor din doua perspective, ambele aducand beneficii majore afacerii:

Imbunatateste fluxul numerar al afacerii

Nu este de mirare ca stocurile sunt strans legate de fluxul numerar al unei companii, pana la urma acestea reprezinta mare parte din cheltuieli, dar si o mare parte din profit - daca sunt gestionate corespunzator. Stocul este un activ pentru care ai cheltuit o suma de bani si care, daca nu este utilizat la potential maxim, doar ocupa spatiu in depozitul companiei. Orice obiect sau material care intra in depozitul tau trebuie sa fie transformat intr-un instrument generator de profit.

 

Prin gestionarea eficienta a stocurilor reusesti sa optimizezi fluxul de numerar - cheltuieli si profit - astfel incat sa te asiguri ca poti indrepta resursele financiare si catre alte activitati benefice companiei.

 

Daca iti doresti eficienta, este necesar sa-ti asigur toate capacitatile de monitorizare a stocurilor, sa poti anticipa momentul din viitor cand vei ramane fara stoc pentru un anumit produs si cand trebuie sa il reinnoiesti.

Te ajuta sa economisesti

Prin gestionarea corespunzatoare a stocurilor, poti evita evenimentele neplacute in care exista pierderi financiare din cauza produselor care nu sunt in stoc, pe care clientii nu le pot comanda si/sau din cauza suprasolicitarii stocului care nu se echivaleaza cu cererea consumatorilor.

 

Gestionarea corespunzatoare a stocurilor poate fi un aspect important si pentru evitarea deteriorarii produselor din depozit. Daca detii o societate care comercializeaza produse perisabile cu o anumita data de expirare (alimente, bauturi, produse cosmetice), atunci pot exista impedimente grave financiare daca acestea nu sunt vandute la timp. In plus, poti evita pierderile financiare legate de stocurile care nu mai au valoare la momentul prezent, fie din cauza ca nu se mai incadreaza in sezonul cumparaturilor, cum ar fi vanzarea brazilor de craciun pe perioada verii, fie din cauza ca produsele au devenit irelevante pentru nevoile clientilor.

Ce trebuie sa stii despre sistemele informatice pentru gestiunea stocurilor

 

Sistemele informatice pot fi asemuite unei retele integrate care interconecteaza toate procesele afacerii pentru a genera date importante care sunt ulterior convertite in informatii despre toate aspectele companiei si despre comportamentul de consum al clientilor.

 

Un sistem informatic bine pus la punct te poate ajuta in vedere eficientizarii procesului de gestionare a stocului prin generarea unor rapoarte esentiale: de la productie, achizitii si logistica, pana la inventar si vanzari. Prin acest sistem, vei putea sa monitorizezi calatoria stocului prin lantul de aprovizionare si pana la indeplinirea scopului: vanzarea care clientul final. Vei avea posibilitatea de evaluarea a celor mai bine vandute produse, dar si a celor cu un grad scazut de cerere din partea consumatorilor si, in consecinta, vei putea sa optimizezi inventarul depozitului astfel incat sa simplifici toate procesele de comanda, ambalare si expediere.

Prin furnizarea de informatii detaliate in legatura cu stocul, sistemul informatic faciliteaza un control mai mare asupra inventarului din depozit si un calcul mai precis al stocurilor de siguranta sau rezerva, reducand contractia stocurilor si costurile pentru depozitare.

Cand ai nevoie de un software pentru gestiunea stocurilor?

Daca afacerea ta se afla intr-o dificultate de dezvoltare pe piata competitiva, s-ar putea sa aiba nevoie de integrarea unui software pentru gestiunea stocurilor si pentru productie si proiecte. In plus, implementarea unei solutii digitale pentru aceste procese este necesara daca afacerea ta se regaseste in urmatoarele contexte:

Ramai frecvent fara stocuri disponibile pentru vanzare

Daca detii o afacere mica sau mijlocie, acest context poate sa-ti afecteze imaginea pe care ti-ai creat-o pe piata. Pana la urma, nu poti vinde ceva ce nu ai in depozit, iar acest lucru inseamna ca oamenii se vor orienta spre produsele competitorilor. Acelasi lucru se petrece si in cazul in care suprasolicitezi depozitul cu cantitati inutile de produse, iar consecintele acestui context sunt la fel de vizibile pentru profitul afacerii, dar nu la fel de mult asupra imaginii publice.

Procesele de gestiune se desfasoara manual

Intr-o lume tehnologica, aplicatiile digitale, automatizarea si robotizarea si-au dovedit eficienta privind:

reducerea timpului pentru intreprinderea unor activitati;

reducerea efortului uman depus;

eliminarea erorilor manuale;

cresterea productivitatii capitalului uman in rezolvarea sarcinilor care necesita mai multa gandire creativa.

 

Daca angajatii companiei inca desfasoara activitatea de gestionare a stocurilor in forma manuala, s-ar putea ca afacerea sa aiba nevoie de un ajutor automat, adica de implementarea unui software special conceput care sa optimizeze acest proces. Software-ul de gestionare a stocurilor monitorizeaza cu precizie starea inventarului in timp real, din momentul in care o comanda este plasata si pana la momentul in care aceasta ajunge la destinatia finala (clientul). Majoritatea acestor programe digitale integreaza conceptul de Business Intelligence pentru o acuratete crescuta a datelor privind procesele de afaceri.

Administrarea bazei de clienti si comenzi este dificila

 

Pe masura ce afacerea ta se dezvolta si preia din ce in ce mai multi clienti, administrarea comenzilor devine o provocare si mai mare. De aceea, programele de software dedicate pot ajuta in acest sens prin inregistrarea datelor despre clienti si transmiterea informatiilor privind comenzile acestora. De exemplu, un client poate fi informat atunci cand comanda sa a fost procesata, expediata si urmeaza sa ajunga la destinatie. Acest lucru se poate petrece fie prin intermediul e-mailul, mesajelor pe telefon sau printr-o platforma online in care clientul poate sa vada in timp real starea comenzii.

Cum te poate ajuta Pluriva?

Pluriva ofera servicii moderne pentru automatizarea si eficientizarea proceselor unei afaceri prin intermediul carora companiile isi pot atinge obiectivele strategice si de crestere lunare, semestriale, trimestriale sau lunare. Daca apelezi la furnizorul de servicii software Pluriva, ai ocazia sa beneficiezi de avantaje importante care iti vor propulsa afacerea pe piata competitiva.

 

Pluriva ofera clientilor sai o serie de solutii digitale, precum ERP (Enterprise Resource Planning), HCM (Human Capital Management), CRM (Customer Relationship Management) si sisteme suplimentare care pot fi integrate pentru imbunatatirea rezultatelor:

Business Intelligence;

E-commerce;

WMS (Warehouse Management System) pentru administrarea depozitului;

EDI (Electronic Data Interchange) pentru transmiterea si interconectarea datelor si informatiilor generate;

SFA (Sales Force Automation) pentru imbunatatirea procesului de vanzare;

POS.

 

Atunci cand o companie isi doreste sa implementeze una dintre solutiile prezentate, echipa Pluriva o va sustine pe tot parcursul sau, prin oferirea serviciilor de implementare, mentenanta si suport. In acest fel, iti asiguri buna functionare a tuturor proceselor de care depinde compania ta!

 

Finanțare europeană nerambursabilă prin programul PNRR pentru implementarea de sisteme integrate ERP

Programele de digitalizare a IMM-urilor sunt finanțate cu fonduri nerambursabile prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR) al României. În cadrul programului vor fi finanțate proiecte de digitalizare, iar apelul va fi lansat în prima parte a anului 2022.

 

IMM-uri românești din majoritatea domeniilor de activitate vor putea obține granturi între 30.000 și 100.000 euro, pentru a-și achiziționa calculatoare și sisteme software pentru automatizarea și digitalizarea afacerii. Consultanții în fonduri europene estimează că vor beneficia de finanțare câteva mii de firme din România.

 

Finanțare pentru sisteme și soluții informatice ERP

Finanțarea europeană poate fi utilizată și pentru achiziționarea și implementarea soluțiilor software de afaceri de tip ERP - digitalizarea și automatizarea afacerii. Colaborăm cu companii de consultanță fonduri europene pentru a facilita obținerea de către firmele interesate a finanțării pentru implementarea sistemelor software de afaceri.

 

Împreună cu partenerii noștri vă oferim următoarele servicii:

Verificare solicitare și pre-validare eligibilitate proiect (serviciu gratuit)

Consultanță de proiect

Redactare și depunere dosar proiect de finanțare

După obținerea finanțării, va începe proiectul de implementare a sistemului ERP Pluriva

Contactează-ne pentru a discuta despre proiectul de finanțare

Iată cele mai importante informații despre Programul de finanțare:

Granturi pentru investiții acordate IMM-urilor intre 30.000 euro – 100.000 euro

Contributie proprie de 10% din valoarea grantului - Intensitatea finantarii nerambursabile este de 90% din valoare eligibila a proiectului

Deschiderea estimata a programului: martie – aprilie 2022

Solicitanți eligibili: IMM-uri din mai multe domenii de activitate

Planul Național de Redresare și Reziliență al României aprobat de Consiliul UE, detalii la link: https://mfe.gov.ro/pnrr/ .

Verifică-ți eligibilitatea pentru obținerea finanțării. Completează formularul de mai jos și te vom contacta pentru informațiile necesare verificării eligibilității.

 

Pontaj electronic: Ce este, avantaje, cum alegi softul potrivit

Cea mai importantă resursă a unei firme sunt oamenii ei, de aceea este foarte important ca liderii unei companii să implementeze soluții HCM (Human Capital Management), prin care să gestioneze în mod adecvat relațiile de muncă, respectarea obiectivelor, principiilor și valorilor care stau la baza culturii organizaționale.

În acest context, se impune digitalizarea activităților de resurse umane, iar una dintre primele acțiuni de optimizat este cea de pontare a orelor de lucru. Vă prezentăm în continuare ce reprezintă pontajul electronic, cum poate fi implementat în cadrul firmei și ce aplicații software sunt necesare:

Ce reprezintă pontajul electronic

Pontarea timpului reprezintă un set cronologic de înregistrări în formă scrisă, cu scopul de a marca perioada pe care o lucrează zilnic fiecare angajat. Astfel poate fi monitorizată activitatea la nivel individual, pentru întocmirea statelor de plată și calcularea retribuției lunare.

Multă vreme acest sistem a fost exclusiv manual, prin notarea în condica de prezență sau în foile colective de prezență a orelor de sosire și plecare.  Ulterior s-a trecut la o metodă parțial automatizată: utilizarea de cartele ce erau perforate la sosire și la plecare, cu ajutorul unei mașini (punch in / punch out), similar cu mecanismul de perforare a biletelor de autobuz. De aici provine termenul de pontaj, care a fost păstrat până în ziua de azi, deși lucrurile au evoluat, odată cu tehnologiile digitale.

În prezent, majoritatea firmelor folosesc pontajul electronic, pe baza unor sisteme cu cititoare de cartele, ce oferă date pe care aplicațiile software le prelucrează și le integrează în sistemul ERP al firmei, pentru obținerea de rapoarte, situații și analize interdepartamentale.

Avantajele utilizării pontajului electronic

Utilizarea unui sistem de pontaj electronic prezintă avantaje importante pentru angajat și aduce beneficii semnificative angajatorului:

Reduce timpul de colectare a datelor de prezență

Înregistrarea orei de începere, respectiv de terminare a perioadei de lucru se realizează automat, astfel că se reduce timpul necesar colectării datelor de prezență. Angajații nu mai trebuie să meargă efectiv la locul de pontaj, ca să perforeze cartela sau să semneze în condica de prezență.

Asigură corectitudinea și confidențialitatea datelor colectate

În condițiile în care tot mai multe firme au ales sistemul de telemuncă pentru desfășurarea activităților curente, este obligatoriu ca tot ceea ce ține de salarizare să fie realizat în mod centralizat, automat și cu respectarea legislației muncii. 

Implementarea unui sistem de pontaj electronic asigură corectitudinea înregistrărilor și confidențialitatea datelor pe care le furnizează angajații. Erorile frecvente din cauza înregistrărilor manuale sunt eliminate, iar modificările se pot efectua rapid, astfel că departamentul de Resurse Umane are în orice moment situația la zi cu orele lucrate, concediile medicale, concediile de odihnă și drepturile salariale pentru fiecare angajat.

Permite prelucrarea datelor și integrarea cu softurile existente în firmă

Pontajul electronic furnizează date în format digital, care pot fi preluate și prelucrate de celelalte aplicații software din sistemul informatic al firmei: ERP, WMS, EDI, CRM ș.a. Astfel se poate realiza și operațiunea de externalizare HR, la care multe firme apelează pentru reducerea costurilor cu gestionarea resurselor umane.

Soluții software pentru pontaj electronic

Este necesară implementarea unui soft de resurse umane precum Pluriva HCM, care să cuprindă toate modulele necesare în activitatea de HR:

- Administrare personal;

- Salarizare;

- Indicatori de performanță;

- Pontaj electronic și control acces;

- Compensații și beneficii;

- Competențe;

- Cursuri;

- Evaluări;

- Portal Angajat - Self Service.

Prin Pluriva HCM aveți la dispoziție o soluție HCM eficientă și ușor de implementat, ce asigură gestionarea profesionistă a operațiunilor din departamentele de Resurse Umane și  oferă suport activ în activitățile cheie de HR: 

- generarea de documente, declarații, extrase, state de plată; 

- administrarea dosarelor de personal în format electronic;

- administrarea orelor de munca și a pontajului;

- aprobarea electronică a cererilor venite din partea angajaților;

- arhivarea electronică a documentelor, datelor și informațiilor;

- actualizări legislative și procedurale; 

- update-uri de soft și completare a modulelor de lucru.

Pluriva HCM este un soft de resurse umane online, multi user, livrat in cloud, ce poate fi accesat de pe calculator sau dispozitive mobile (laptop, mobil, tabletă). Prin implementarea aceste soluții HCM reduceți birocrația și organizați eficient graficul de activități pentru toți angajații din companie. Aveți situația la zi cu ocuparea posturilor de lucru și puteți evalua eficiența fiecărui departament. 

Cum înființezi o firmă: Pași, acte necesare și instrumente utile în activitatea ta

Antreprenoriatul reprezintă o variantă de lucru pe care o aleg tot mai mulți oameni, iar dacă te numeri printre cei care vor să înființeze o firmă, ai nevoie de sfaturi pentru crearea entității juridice, obținerea statutului comercial și administrarea eficientă a afacerii. Îți prezentăm în continuare pașii pe care trebuie să-i urmezi, actele necesare și instrumentele utile în activitatea ta de manager al unei companii: 

 

Etapele pentru înființarea unui SRL

 Conform legislației în vigoare, pentru înființarea unui SRL trebuie să parcurgi următorii pași: 

• Alege denumirea firmei (verifică disponibilitatea denumirii și rezervă denumirea la ONRC);

• Redactează Actul constitutiv al SRL-ului;

• Stabilește sediul social al firmei, punctele de lucru;

• Alege codurile CAEN (se recomandă introducerea mai multor coduri din clasificarea CAEN, care se potrivesc activităților pe care firma le desfășoară sau pe care intenționezi să le abordezi în viitor, pentru că, dacă vrei să le adaugi ulterior, trebuie să plătești taxe suplimentare la ONRC);

• Redactează declarația privind asociații (cu stabilirea persoanei sau a persoanelor care urmează să fie asociat, asociat unic, administrator);

• Deschide un cont bancar al firmei și depune capitalul social;

• Depune documentele necesare la ONRC și obține actele care atestă înființarea firmei (solicită serviciile unui avocat specializat în drept comercial, pentru verificarea dosarului și redactarea documentelor oficiale);

• Obține autorizațiile de funcționare specifice domeniului economic în care activează firma.

 

Sfaturi utile pentru un start-up 

Atunci când înființezi o firmă trebuie să te ocupi de aspectele juridice, comerciale și organizatorice, într-un efort pe mai multe planuri, care necesită o planificare atentă și o alocare prudentă a resurselor.

 

Iată câteva sfaturi sub forma unui ghid de afaceri, ca să parcurgi mai ușor etapele de la debutul în antreprenoriat:

• Verifică toate actele și autorizațiile de care ai nevoie pentru începerea activității;

• Informează-te despre noutățile legislative din domeniul în care activezi;

• Colaborează cu firme specializate de contabilitate și servicii juridice;

• Participă la networking-ul adresat start-up-urilor, pentru a fi la curent cu oportunitățile de finanțare și pentru a face schimb de idei și informații cu alți antreprenori, specialiști, business angels;

• Realizează un plan de afaceri detaliat și solicită evaluarea lui de către un expert autorizat;

• Colaborează cu firme specializate în servicii IT și aplicații software, ca să beneficiezi încă de la început de un sistem informatic eficient, care să-ți permită dezvoltarea afacerii pe baza unor soluții ERP adaptate activității tale; 

• Planifică realist plățile pentru investiții, obligații fiscale și salariale, inclusiv rezerve financiare necesare în primul an de activitate.

De ce să implementezi soluții ERP la începutul afacerii

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) te va ajuta să coordonezi centralizat și unitar toate resursele firmei, de aceea este foarte important să începi cu dreptul drumul tău cu noua firmă și să faci primul pas către digitalizarea activității, prin achiziționarea unei astfel de aplicații software. 

 

Ca să știi cum să alegi cel mai bun sistem ERP trebuie să apelezi la companii specializate, care să realizeze un audit al firmei tale și să-ți propună acea configurație IT care să te ajute într-adevăr la creșterea eficienței în activitățile din departamentele de producție, gestiunea stocurilor, comercial, preluare comenzi, livrări de mărfuri, financiar-contabilitate, resurse umane ș.a.

 

Solicită integrarea cu sistemul e-Factura, ca să plătești rapid obligațiile fiscale și să realizezi activități B2G (Business to Government) și B2B (Business to Business) digitalizate, cu minimum de efort și maximum de eficiență.

 

Prin implementarea de soluții ERP la începutul afacerii beneficiezi de:

• automatizarea activităților curente și standardizarea proceselor operaționale;

• centralizarea proceselor de achiziție pentru materii prime și materiale;

• monitorizarea în timp real a stocurilor de produse;

• armonizarea proceselor de marketing și vânzări;

• îmbunătățirea relației cu clienții;

• gestionarea centralizată a activității logistice;   

• coordonarea, planificarea și eficientizarea costurilor operaționale.

 

În concluzie, atunci când începi activitatea cu o nouă firmă, bifează următoarele acțiuni de pe un to-do list al antreprenorului eficient:

• îndeplinește formalitățile juridice, comerciale și fiscale de înființare a firmei;

• verifică autorizațiile de funcționare;

• întocmește planul de afaceri;

• asigură resursele umane, materiale și informaționale necesare pentru demararea activității;

• amenajează spațiile de lucru; 

• definește obiectivele de lucru pentru sistemul informatic;

• achiziționează și implementează soluții software adaptate la nevoile firmei tale.

Soluții moderne pentru a ține mai ușor contabilitatea companiei tale

Organizarea eficientă a unei companii reprezintă un factor cheie de succes și se bazează pe un gestiunea riguroasă a resurselor materiale, umane, informaționale și financiare. În acest context, contabilitatea este unul dintre cele mai importante departamente din cadrul firmei, iar performanțele de management financiar pot să fac diferența dintre profit și pierderi sau chiar insolvență sau faliment.

Tehnologiile moderne au transformat radical activitatea contabilă. Pentru un antreprenoriat inovativ, evidențele pe hârtie au fost înlocuite treptat de aplicații software, programe de gestiune financiară și platforme performante de contabilitate online. 

 

Cum funcționează un program modern de contabilitate

 

Companiile pot alege să mențină intern întreaga activitate financiară, să colaboreze cu alte firme pentru anumite operațiuni sau să decidă externalizarea totală a operațiunilor contabile. În oricare dintre variante este necesară utilizarea unor programe moderne de contabilitate și financiar, care să ordoneze datele financiare ale firmei. 

 

Aceste programe sunt furnizate de companii specializate în soluții și servicii informatice, precum Pluriva, care creează sistem integrat de gestiune a afacerii de tip ERP & HCM, dezvoltare software și servicii de externalizare IT.

 

Contabilitate

 

Modulul Contabilitate al sistemului Pluriva ERP îți furnizează rapoarte și control pentru management, generează automat toate declarațiile contabile conform legislației în vigoare și îți pune la dispoziție informațiile necesare pentru controale efectuate de autoritățile fiscale. 

 

Digitalizarea activităților de contabilitate primară și de gestiune face ca toate operațiunile din compania ta să fie la un click distanță, prin utilizarea de machete predefinite pentru introducerea rapidă a datelor, chei de verificare a corectitudinii datelor și integrare a modului de contabilitate cu celelalte module de vânzări, cumpărări, stocuri, producție, salarizare și retail.

 

Financiar

 

Modulul Financiar al sistemului Pluriva ERP îți oferă controlul complet asupra banilor din companie, fie că este vorba despre conturi bancare sau de disponibilul din casierie. Astfel ai control financiar în timp real pentru operațiuni de contabilitate financiară, registru de casă și bancă, solduri clienți și furnizori, instrumente de plată.

 

Beneficiezi pentru compania ta de integrarea automată prin sistem ERP a modulului Financiar cu cel de Contabilitate, prin prelucrarea unor elemente de calcul financiar. 

 

Bancă electronică 

 

Prin această facilitate ai posibilitatea să imporți extrasele bancare și să exporți către Registrul de plăți, oricare ar fi băncile cu care lucrezi. Astfel elimini operațiunile manuale și poți să faci mai ușor prioritizarea plăților. Soluțiile informatice de la Pluriva sunt compatibile cu aplicațiile tale de internet banking, așa că poți utiliza direct fișierele exportate cu plăți planificate.

 

Flux de numerar

 

Oricare ar fi domeniul de activitate, compania ta are nevoie de bani lichizi pentru activități curente, plăți de furnizori, deconturi ș.a. Ca să ai în permanență controlul asupra fluxurilor de numerar poți să programezi în avans operațiunile de cash flow și să ajustezi termenele de plată în funcție de dinamica relației cu firme, colaboratori, salariați etc.

 

Mijloace fixe

 

Prin acest modul din sistemul informatic Pluriva ERP poți să gestionezi mijloacele fixe și obiectele de inventar din compania ta. Pe baza celei mai noi versiuni a Catalogului de clasificare a mijloacelor fixe, ai la dispoziție modalități de reglare pentru perioada și încadrarea de amortizare, iar apoi generezi simplu și rapid  toate notele contabile, conform legislației în vigoare.

 

Bugete

 

Pentru servicii de contabilitate moderne, este necesară crearea unor instrumente eficiente de control la nivel de costuri versus performanțe pe fiecare departament din compania ta. Beneficiezi de acest sistem pe baza modulului Bugete din programul de contabilitate de la Pluriva și poți defalca resursele financiare pe diferite tipuri de bugete: departamental, consolidat, centralizat.

 

Beneficiile pe care le oferă un software de contabilitate

 

Elimină erorile

 

Prin utilizarea unor programe de contabilitate elimini erorile de înregistrare manuală a datelor și operațiunilor specifice unor servicii de contabilitate. Astfel compania ta va avea o activitate mai eficientă și vei reduce pierderile cauzate de greșeli, întârzieri, reluări, amânări și alte obstacole ce pot să apară din cauza erorilor umane.

 

Oferă date financiare precise

 

Un software de contabilitate îți pune la dispoziție rapoarte și centralizatoare cu date financiare precise, rezultate din gestionarea automatizată, într-un sigur loc, a tuturor intrărilor de bani în firmă. Realizezi astfel o inventariere detaliată, în timp real, a tuturor bunurilor pe care le deține compania ta.

 

Garantează siguranța datelor

 

Atunci când utilizezi un program de contabilitate, securitatea informațiilor financiare și a datelor pe care le prelucrezi prin sistemul informatic sunt asigurate prin proceduri specifice, care setează protocoale de acces și restricții de vizualizare sau editare, în funcție de confidențialitatea rapoartelor și operațiunilor respective. 

 

Cum alegi programul de contabilitate potrivit pentru compania ta

 

Te-ai decis să alegi un program de contabilitate pentru firma ta și vrei să știi cum să achiziționezi un sistem ERP adecvat activității din departamentele companiei. Iată câteva criterii pe care să le aplici pentru achiziționarea unei aplicații software de servicii contabile și financiare:

 

- Funcționalitățile programului să asigure automatizarea fluxului intern de informații financiare, documente contabile și înregistrări contabile;

- Programul să-ți pună la dispoziție rapoarte financiare, analize de business, alerte de solduri și alte facilități de consultare în timp real a resurselor firmei;

- Să beneficiezi de actualizări legislative, mentenanță a aplicației instalate și update-uri periodice;

- Raportul calitate-preț să fie corect și să reflecte performanțele programului de contabilitate în contextul serviciilor informatice tot mai competitive.

- Atunci când alegi un  furnizor de sistem ERP ia în considerare detaliile prezentate despre funcționarea unor programe de contabilitate și optează pentru cea mai bună variantă, astfel încât compania ta să beneficieze de toate avantajele pe care le oferă aceste soluții informatice performante.