Importanța unui sistem de management al comenzilor

Un sistem de management al comenzilor (Order Management System – OMS) reprezintă o aplicație software dedicată activităților de eCommerce, configurată pentru a oferi clienților o experiență rapidă, sigură și eficientă. Gestionarea eficientă a comenzilor nu doar că optimizează procesele interne, dar contribuie și la creșterea satisfacției clienților și la fidelizarea acestora.

Automatizarea și eficientizarea proceselor de vânzare

Un sistem OMS automatizează procesele de preluare, procesare și expediere a comenzilor, reducând semnificativ timpul necesar fiecărei etape. Se recomandă implementarea unor aplicații software cu module și funcționalități specifice:

• eliminarea erorilor manuale: minimizează riscul erorilor umane în procesarea comenzilor;
• reducerea timpului de procesare: comenzile sunt prelucrate mai rapid, ceea ce înseamnă că produsele ajung mai repede la clienți;
• optimizarea gestionării stocurilor: sincronizează inventarul în timp real pentru a evita suprastocarea sau lipsa produselor.

Îmbunătățirea experienței clienților

Un client mulțumit este un client fidel, iar un sistem de management al comenzilor asigură o experiență de cumpărare fluidă și eficientă. Prin utilizarea unui OMS:

• • clienții primesc actualizări în timp real despre statusul comenzilor;
• • se oferă opțiuni flexibile de livrare și retur;
• • se reduce timpul de așteptare și se asigură o livrare rapidă și precisă.

Optimizarea gestionării stocurilor

Un OMS bine implementat oferă un control mai bun asupra stocurilor și previne problemele legate de disponibilitatea produselor:

• • actualizare automată a stocului la fiecare comandă;
• • reducerea pierderilor cauzate de produsele care rămân prea mult timp pe stoc;
• • sincronizare între multiple canale de vânzare, cum ar fi website-ul, marketplace-urile și magazinele fizice.

Creșterea eficienței operaționale și reducerea costurilor

Un sistem centralizat ajută la reducerea costurilor operaționale prin automatizare și gestionarea eficientă a resurselor. Beneficiile principale includ:

• • reducerea costurilor cu personalul necesar pentru procesarea manuală a comenzilor;
• • minimizarea retururilor datorită unei procesări mai precise a comenzilor;
• • creșterea productivității echipei prin eliminarea sarcinilor repetitive.

Integrare cu alte sisteme esențiale

Un OMS modern poate fi integrat cu:

• • sistemele de plată online pentru o procesare mai rapidă a plăților;
• • platformele de curierat pentru generarea automată a AWB-urilor și urmărirea livrărilor;
• • CRM-uri și ERP-uri pentru o gestionare unitară a comenzilor, stocurilor și relațiilor cu clienții.

Scalabilitate și adaptabilitate la creșterea business-ului

Managementul comenzilor în magazinul tău online trebuie calibrat în perspectiva dezvoltării afacerii. Vezi dacă aplicația software pe care o alegi:

• • se adaptează la volumul tot mai mare de comenzi;
• • permite extinderea pe piețe internaționale, gestionând mai ușor comenzile în diferite valute și limbi;
• • suportă integrarea cu noi furnizori și canale de vânzare fără a compromite eficiența procesului.

Pașii esențiali în procesarea comenzilor

Pentru a asigura o gestionare eficientă a comenzilor, este important să parcurgi următoarele etape:

Primirea și verificarea comenzilor

La primirea unei comenzi, este crucial să verifici exactitatea informațiilor furnizate de client, cum ar fi adresa de livrare, produsele comandate și metoda de plată aleasă. Această verificare inițială previne eventualele probleme ulterioare în procesul de livrare.

Procesarea și pregătirea comenzilor

După verificare, comanda trebuie procesată rapid. Aceasta implică selectarea produselor din stoc, ambalarea corespunzătoare și pregătirea documentelor necesare pentru livrare. Un modul de tip WMS (Warehouse Management System) asigură eficiența pe întreg lanțul de aprovizionare și reduce timpul de procesare a comenzilor.

Livrarea și urmărirea comenzilor

Colaborarea cu servicii de curierat de încredere este esențială pentru a asigura livrarea promptă a comenzilor. Furnizarea de informații de urmărire (tracking) către clienți le oferă acestora transparență și încredere în procesul de livrare.

Optimizarea procesului de gestionare a comenzilor

Pentru a îmbunătăți continuu procesul de gestionare a comenzilor, ia în considerare următoarele strategii:

Automatizarea proceselor

Utilizarea unor instrumente de automatizare va eficientiza semnificativ gestionarea comenzilor. De exemplu, implementarea alertelor pentru comenzi noi, adăugarea de note interne și comentarii la comenzi sau exportul listelor de comenzi pentru analiză ulterioară pot simplifica procesul și reduce erorile.

Monitorizarea și actualizarea stocurilor

Menținerea unui inventar precis este crucială pentru a evita situațiile de suprastocare sau lipsă de stoc. Efectuarea de audituri regulate ale stocurilor și activarea alertelor pentru stocuri reduse te ajută să reacționezi prompt la cerințele pieței și să asiguri disponibilitatea produselor.

Comunicarea eficientă cu clienții

Informarea constantă a clienților despre statusul comenzilor lor, de la confirmare până la livrare, contribuie la creșterea satisfacției acestora. Se recomandă utilizarea de răspunsuri automate (tip autoresponder), pentru a trimite actualizări privind statusul comenzii.

Metode de gestionare a retururilor și anulărilor

Un proces clar și eficient pentru gestionarea retururilor și anulărilor este esențial pentru a menține încrederea clienților. Asigură-te că implementezi:

• • politici de retur clare și accesibile: clienții trebuie să fie informați despre condițiile și pașii necesari pentru returnarea unui produs;
• • proceduri eficiente pentru procesarea retururilor: dacă un produs este returnat, procesează rapid rambursarea sau înlocuirea, pentru a menține satisfacția clientului.

Măsurarea performanței unui magazin online

Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) te ajută să identifici zonele care necesită îmbunătățiri. Acești indicatori pot include timpul mediu de procesare a comenzilor, rata de retururi sau nivelul stocurilor. Prin analizarea datelor și integrarea lor cu rapoartele din modulul CRM (Customer Relationship Management), poți implementa strategii de optimizare pentru a crește eficiența și satisfacția clienților.

Selectează aplicații software care să-ți furnizeze statistici și rapoarte, pentru a îmbunătăți continuu procesul de vânzare. Acestea includ:

• • performanța vânzărilor pe diverse perioade;
• • rata de retururi și reclamații;
• • timpul mediu de procesare a comenzilor;
• • evoluția stocurilor și a necesarului de reînnoire.

Implementarea unui sistem de management al comenzilor este o necesitate pentru orice magazin online care își dorește să fie eficient, să crească vânzările și să ofere o experiență de cumpărare de calitate clienților săi. Un astfel de sistem automatizează procesele, reduce costurile, îmbunătățește relația cu clienții și susține scalabilitatea afacerii.

Ce este procesul de onboarding?

Onboarding-ul este procesul prin care un angajat nou este introdus într-o organizație, fiind ajutat să se adapteze la cultura, valorile și așteptările companiei. Acest proces de HCM (Human Capital Management) se concentrează pe administrarea personalului și include diverse etape:

• orientarea noului angajat – prezentarea organizației, echipei și mediului de lucru;
• training-ul inițial – instruirea cu privire la responsabilitățile postului și utilizarea resurselor interne;
• integrarea socială – conectarea cu colegii și facilitarea colaborării;
• evaluări și feedback constant – monitorizarea progresului și ajustarea procesului dacă este necesar.

De ce este important onboarding-ul pentru afacerea ta?

Un proces eficient de onboarding aduce multiple beneficii afacerii tale. Iată principalele motive pentru care nu trebuie să neglijezi această activitate de HR:

Crește rata de retenție a angajaților

Angajații care beneficiază de un onboarding eficient rămân în companie pentru o perioadă îndelungată, asigurând continuitatea și dezvoltarea echipelor. Un start bun influențează semnificativ decizia angajaților de a continua parcursul profesional într-o organizație.

Reduce costurile asociate fluctuației de personal

Angajații care se simt dezorientați sau neglijați în primele luni de muncă sunt mai predispuși să plece. Costurile de recrutare, selecție și instruire a unui nou angajat pot fi considerabile, iar un onboarding eficient poate reduce aceste cheltuielile cu fluctuația și deficitul de personal.

Crește productivitatea angajaților

Un proces de onboarding bine structurat ajută angajații să înceapă să performeze mai rapid. Aceștia primesc clarificări asupra obiectivelor, sarcinilor și instrumentelor necesare, pentru a fi eficienți, încă din primele zile de lucru.

Îmbunătățește cultura organizațională

Un proces structurat de integrare ajută noii angajați să înțeleagă și să se alinieze mai rapid la valorile și misiunea companiei. Astfel, managerii de resurse umane reușesc să consolideze cultura organizațională, pe termen lung.

Crește satisfacția angajaților

Angajații care se simt bineveniți și sprijiniți încă de la început sunt mai implicați și mai motivați să contribuie la succesul companiei.

Cum să implementezi un proces eficient de onboarding?

Vrei să beneficiezi de avantajele unui onboarding eficient în cadrul firmei tale? Iată ce pași trebuie să urmezi:

Planifică procesului de onboarding

Un proces bine gândit trebuie să includă etape clare, obiective bine definite și resursele necesare pentru integrarea angajaților. Creează un manual de onboarding, ghiduri pentru noii angajați și un calendar detaliat pentru primele săptămâni de lucru.

Creează un program de training eficient

Include sesiuni de formare practice și teoretice, pentru a ajuta noii angajați să înțeleagă procesele interne și cultura companiei. Există un modul specializat în cadrul aplicației Pluriva HCM, dedicat cursurilor pentru angajați. Este vorba despre platforma online Pluriva eLearning, ce cuprinde sesiuni de instruire, evaluări, teme, rapoarte ș.a.

Oferă experiențe personalizate

Nu toți angajații au aceleași nevoi. Adaptează procesul de onboarding în funcție de poziția ocupată, experiența anterioară și stilul de lucru al fiecărui angajat.

Asigură noilor angajați mentori sau un colegi coordonatori

Atribuirea unui mentor sau a unui coleg de echipă care să ghideze noii angajați îi ajută să se simtă mai confortabil și să se integreze mai rapid în colectiv.

Solicită feedback din partea angajaților noi

Întreabă noii angajați despre experiența lor de onboarding și folosește feedback-ul pentru a îmbunătăți procesul.

Monitorizează progresul și oferă feedback constant

Stabilește întâlniri periodice, pentru a evaluarea angajaților, pe baza unor indicatori de performanță stabiliți. Oferă feedback constructiv pentru a înlătura eventualele dificultăți.

Erori comune în procesul de onboarding și cum să le eviți

Multe organizații fac greșeli care pot afecta motivația și productivitatea noilor veniți. Iată care sunt cele mai comune erori și ce metode ai pentru a le preveni:

Lipsa unei strategii clare de onboarding

Eroare: fără un plan bine structurat, noul angajat poate simți că procesul este haotic și lipsit de direcție;
Soluție: creează un ghid de onboarding care include etapele-cheie, responsabilii și materialele necesare.

Lipsa clarității în așteptări și obiective

Eroare: noii angajați nu știu exact ce se așteaptă de la ei sau cum vor desfășura sesiunile de evaluări ale performanței angajaților;
Soluție: definește clar rolul, responsabilitățile și obiectivele încă din primele zile și oferă feedback regulat.

Supraîncărcarea cu informații din prima zi

Eroare: prea multe informații într-un timp scurt pot copleși angajatul;
Soluție: împarte informațiile înetape și oferă suport progresiv, astfel încât noul venit să le poată asimila treptat.

Neglijarea aspectelor culturale și sociale

Eroare: concentrarea exclusivă pe sarcinile de muncă, ignorând integrarea în cultura organizațională;
Soluție: organizează sesiuni de cunoaștere a echipei, întâlniri informale sau evenimente de socializare.

Feedback insuficient în perioada de onboarding

Eroare: fără feedback constant, angajatul nu știe dacă se adaptează bine sau ce trebuie să îmbunătățească;
Soluție: programează sesiuni regulate de feedback și clarifică progresul așteptat.

Lipsa unei evaluări a procesului de onboarding

Eroare: nu există o metodă de a măsura eficiența onboarding-ului;
Soluție: colecteazăfeedback de la noii angajați și adaptează procesul, pentru a-l îmbunătăți continuu.

Acces limitat la resurse și instrumente

Eroare: noii angajați nu au acces la software-ul necesar sau nu sunt instruiți cum să-l folosească;
Soluție: asigură-te că toate resursele și accesul la platforme de tip Portal Angajat Self Service sunt pregătite înainte de prima zi.

Un proces de onboarding bine pus la punct este esențial pentru succesul unei companii, având un impact semnificativ asupra retenției angajaților, productivității și culturii organizaționale. Investiția în onboarding nu este doar o necesitate, ci o strategie inteligentă pentru orice afacere care dorește să prospere pe termen lung. Achiziționează un soft de resurse umane performant, precum Pluriva HCM, pentru a gestiona eficient activitatea firmei tale!

Alege furnizorii potriviți

Selectarea furnizorilor reprezintă primul pas în construirea unor relații comerciale de succes. Iată cum poți face această alegere:

• • stabilește necesarul de aprovizionare al afacerii, cu ajutorul unor module software specializate, precum Achiziții și Logistică de la Pluriva ERP;
• • evaluează experiența furnizorilor – verifică reputația furnizorilor, portofoliul de clienți și istoricul de livrări;
• • cere oferte personalizate – compară mai multe opțiuni și identifică furnizorii care îți oferă cel mai bun raport calitate-preț;
• • testează colaborarea cu furnizorii – începe cu o comandă mică, pentru a evalua performanța furnizorului înainte de a încheia un contract pe termen lung.

Stabilește termeni contractuali clari

Un contract bine redactat minimizează riscurile, elimină neclaritățile și asigură că ambele părți sunt aliniate în ceea ce privește așteptările. Iată cum să stabilești termeni contractuali clari cu furnizorii:

Definește obiectivele și nevoile afacerii tale

Înainte de a începe negocierile contractuale, asigură-te că știi exact ce ai nevoie de la furnizor:

• • tipul produselor/serviciilor – specifică în detaliu cerințele tehnice sau de calitate;
• • cantitatea -stabilește volumele estimate sau cerințele pentru livrările recurente;
• • termenele – definește deadline-uri clare pentru livrare.

Specifică prețurile și condițiile financiare

Unul dintre cele mai importante aspecte ale unui contract este detalierea prețurilor și condițiilor financiare. Iată ce să incluzi:

• • prețuri unitare – stabilește un preț fix pentru fiecare produs sau serviciu;
• • reduceri – menționează condițiile pentru discounturi, cum ar fi volumul comandat;
• • condiții de plată – precizează termenele de plată (de exemplu, 30 de zile de la emiterea facturii) și metodele acceptate (transfer bancar, card etc.);
• • penalități pentru întârzieri – adaugă clauze care specifică dobânzi sau penalități aplicate pentru întârzierea plăților.

Detaliază termenele de livrare

Un alt element cheie este clarificarea termenelor de livrare. Include:

• • calendarul livrărilor -stabilește date specifice pentru livrări unice sau recurente;
• • locul livrării -menționează clar adresa sau locația unde trebuie trimise produsele;
• • responsabilitatea transportului – specifică cine este responsabil pentru costurile și organizarea transportului, mai ales dacă este vorba de furnizori 3 PL.

Definește standardele de calitate

Un contract solid trebuie să stabilească ce înseamnă un produs sau serviciu de calitate, pentru a evita conflictele. Asigură-te că documentul include:

• • specificații detaliate – enumeră standardele sau certificările necesare (ISO, HACCP etc.);
• • metode de inspecție – indică dacă livrările vor fi verificate la recepție și cum se vor face controalele;
• • clauze pentru neconformitate – adaugă penalități sau drepturi de retur în cazul în care produsele nu îndeplinesc cerințele.

Include clauze pentru modificări și renegocieri

Un contract flexibil trebuie să ia în calcul schimbările care pot apărea pe parcursul colaborării. Menționează:

• • procedura pentru renegociere – stabilește cum vor fi discutate și aprobate eventualele ajustări de prețuri sau termene;
• • cazurile de forță majoră – include o clauză care definește ce se întâmplă în caz de situații imprevizibile, cum ar fi dezastre naturale sau crize economice;
• • indexarea prețurilor – dacă prețurile produselor sunt sensibile la fluctuații de pe piață, definește condițiile pentru ajustarea lor (de exemplu, pe baza unui indice economic).

Reglementează drepturile și obligațiile părților

Este important să incluzi o secțiune clară care definește responsabilitățile fiecărei părți.

• • obligațiile furnizorului – respectarea termenelor, calitatea produselor, livrările complete;
• • obligațiile firmei tale – plata la timp, comunicarea corectă a cerințelor sau modificărilor;
• • clauze de confidențialitate – protejează informațiile sensibile sau secretele comerciale.

Stabilește proceduri pentru soluționarea conflictelor

Chiar și cele mai bine redactate contracte pot duce la dispute. În acest sens, contractul trebuie să includă:

• • metode de rezolvare – negociere, mediere sau arbitraj;
• • jurisdicția – precizează legea aplicabilă și instanța ce are autoritatea de a rezolva eventualele conflicte;
• • termene limită – stabilește intervale clare pentru soluționarea litigiilor.

Pe măsură ce relația comercială evoluează, asigură-te că termenii contractuali sunt revizuiți periodic pentru a reflecta noile condiții sau cerințe.

Monitorizează performanța furnizorilor prin Supplier Relationship Management (SRM)

Monitorizarea performanței furnizorilor prin Supplier Relationship Management (SRM) implică procese structurate și instrumente dedicate, pentru evaluarea și îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii:

Stabilește indicatorilor de performanță (KPIs)

• • calitatea produselor/serviciilor – rata defectelor, conformitatea cu specificațiile;
• • punctualitatea livrării – respectarea termenelor de livrare;
• • costuri – competitivitatea prețurilor, respectarea bugetului;
• • flexibilitate – capacitatea de a răspunde la modificări ale cererii;
• • inovație – aportul în dezvoltarea de produse noi sau optimizarea proceselor;
• • sustenabilitate – respectarea standardelor de mediu și sociale.

Colectarea și analiza datelor

Monitorizarea performanței furnizorilor necesită o colectare constantă a datelor din diferite surse:

• • date operaționale – din procese interne (livrări, comenzi, calitate);
• • feedback de la departamente interne – logistică, producție, achiziții;
• • evaluări periodice – realizate pe baza KPI-urilor prestabilite;
• • instrumente tehnologice – utilizarea unor module de Rapoarte și analize din Pluriva ERP care integrează date în timp real.

Realizarea evaluărilor periodice

Planifică evaluări periodice, precum:

• • audituri de performanță – verificări amănunțite ale proceselor și conformității furnizorului;
• • revizuiri trimestriale sau semestriale – întâlniri pentru a discuta rezultatele și a stabili acțiuni corective, dacă este necesar.

Clasificarea și segmentarea furnizorilor

Clasifică furnizorii în funcție de importanța lor strategică și performanță:

• • furnizori strategici – furnizori critici pentru afacerea ta, cu care trebuie să menții o relație strânsă;
• • furnizori tactici – furnizori cu un impact operațional mediu, dar care pot fi înlocuiți mai ușor;
• • furnizori de bază – furnizori cu impact redus, utilizați pentru produse sau servicii standardizate.

Feedback constant și colaborare

• • furnizarea de feedback în timp real către furnizori pe baza rezultatelor KPI-urilor;
• • promovarea colaborării prin ședințe regulate, pentru a identifica și implementa îmbunătățiri;
• • stabilirea unui proces de comunicare transparent.

Utilizarea tehnologiei pentru SRM

Folosirea unui software dedicat SRM ajută la centralizarea informațiilor și automatizarea proceselor:

• • sisteme care oferă grafice și scorecarduri din ERP despre activitatea furnizorilor;
• • funcționalități pentru urmărirea istoricului colaborării cu furnizorii și identificarea tendințelor;
• • integrarea cu alte sisteme ERP pentru a obține o viziune completă asupra lanțului de aprovizionare.

Gestionarea riscurilor

Monitorizarea performanței trebuie corelată cu gestionarea riscurilor asociate:

• • evaluarea capacității furnizorului de a face față problemelor neașteptate;
• • crearea unui plan de continuitate, pentru a reduce impactul potențial al problemelor furnizorilor.

Îmbunătățirea continuă

Pe baza datelor și analizelor obținute, identifică:

• • zonele în care furnizorii trebuie să îmbunătățească performanța;
• • metode de optimizare a proceselor, fie prin schimbarea furnizorilor, fie prin training sau suport tehnologic.

Prin implementarea recomandărilor prezentate, vei afla cum să implementezi strategii de afaceri eficiente, pentru gestionarea relațiilor comerciale cu furnizorii. Colaborează cu firme IT furnizoare de soluții și servicii informatice, sisteme integrate de gestiune a afacerii de tip ERP și dezvoltare software.

Avantajele automatizării proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor

Vei găsi frecvent în soluțiile moderne de contabilitate pentru firme opțiunea de închidere a veniturilor și cheltuielilor (Closing Entry). Aceasta constă stingerea conturilor temporare pentru a pregăti înregistrările contabile pentru următorul exercițiu financiar. Conturile temporare includ de obicei conturile de venituri, cheltuieli și câștiguri/pierderi, iar închiderea lor are scopul de a transfera soldurile acestor conturi în conturi permanente, cum ar fi contul de profit nerepartizat sau alte conturi de capital propriu.

Automatizarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor aduce numeroase avantaje pentru companii:

• • eficiență crescută – reducerea timpului de procesare a documentelor contabile, prin eliminarea multor activități manuale și repetitive;
• • precizie și reducerea erorilor – validarea automată a datelor, pentru a asigura corectitudinea tranzacțiilor;
• • conformitate îmbunătățită – respectarea regulilor și normelor contabile este mai ușor de gestionat prin integrarea algoritmilor și verificărilor automate, inclusiv audit trail-uri detaliate, simplificând procesul de raportare și inspecție;
• • costuri reduse – optimizarea resurselor prin alocarea angajaților către sarcini mai complexe și cu valoare adăugată;
• • transparență și vizibilitate – automatizarea oferă o imagine clară și în timp real asupra stării veniturilor și cheltuielilor;
• • flexibilitate și scalabilitate – softurile de contabilitate și financiar pot gestiona un volum mai mare de date pe măsură ce compania crește și pot fi integrate cu alte sisteme, cum ar fi ERP (Enterprise Resource Planning) sau BI (Business Intelligence);
• • îmbunătățirea procesului decizional – accesul rapid la date financiare precise permite luarea unor decizii mai bine fundamentate, iar reducerea timpului de închidere a perioadelor contabile lasă mai mult timp pentru analiză strategică.

O variantă eficientă este implementarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor în cadrul unui ERP. Astfel, automatizarea este realizată prin funcții personalizate sau module specifice în cadrul aplicațiilor Contabilitate și Financiar (rapoarte și control pentru management, mișcări pe conturi, exerciții contabile, control financiar în timp real, integrare contabilă, confirmări de sold etc.).

Implementarea automatizării procesului de Closing Entry

Etapele principale în procesul de închidere a veniturilor și cheltuielilor sunt:

• • revizuirea conturilor de venituri și cheltuieli – verificarea tuturor conturilor de venituri și cheltuieli pentru a identifica eventualele erori sau tranzacții omise, plus confirmarea că toate veniturile și cheltuielile aferente perioadei respective au fost înregistrate corect;
• • calcularea rezultatului exercițiului – determinarea diferenței dintre veniturile totale și cheltuielile totale, pentru a stabili profitul sau pierderea perioadei (rezultatul exercițiului se reflectă în contul 121 „Profit și pierdere”);
• • închiderea conturilor de venituri – transferul soldurilor din conturile de venituri (clasa 7) în contul 121 și înregistrarea contabilă: Debit conturi din clasa 7 (Venituri) și Credit cont 121;
• • închiderea conturilor de cheltuieli – transferul soldurilor din conturile de cheltuieli (clasa 6) în contul 121;
• • analiza rezultatului – revizuirea contului 121 „Profit și pierdere”, pentru a confirma corectitudinea calculelor și a înregistrărilor, inclusiv verificarea că soldul reflectă corect rezultatul final al exercițiului financiar;
• • repartizarea rezultatului exercițiului – după închiderea conturilor, rezultatul obținut (profit sau pierdere) este repartizat conform deciziilor conducerii sau reglementărilor legale: profitul poate fi repartizat pentru rezerve, dividende, sau reinvestire, iar pierderile vor fi acoperite conform politicilor contabile;
• • documentarea și arhivarea – pregătirea rapoartelor finale (situațiile financiare) care includ contul de profit și pierdere, asigurarea că toate documentele justificative sunt arhivate conform legislației aplicabile.

După efectuarea închiderilor, conturile temporare ar trebui să aibă un sold de zero. Creează scenarii de test pentru diferite situații (profit, pierdere, solduri nule). Validează rezultatele pentru a te asigura că soldurile conturilor temporare sunt închise corect.

În continuare, pregătește conturile pentru înregistrările următorului exercițiu financiar. Alege programe software ce includ funcții automatizate pentru Closing Entry, reducând timpul și riscul de erori manuale. Aceste funcții pot genera automat închiderile contabile în baza regulilor predefinite, asigurând conformitatea cu standardele contabile naționale și, dacă este cazul, internaționale (IFRS – Standardele Internaționale de Raportare Financiară, US GAAP ș.a.).

Închiderea veniturilor și cheltuielilor – recomandări și soluții informatice

Cele mai populare soluții informatice pentru închiderea veniturilor și cheltuielilor sunt:

• • sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) – permit reconcilierea automată, generarea rapoartelor și transferul soldurilor către contul de profit și pierdere;
• • software de contabilitate dedicat – ideale pentru întreprinderile mici și mijlocii datorită ușurinței de utilizare și costurilor accesibile;
• • automatizări ale proceselor robotizate (RPA) – utilizate la automatizarea sarcinilor repetitive din procesul de închidere, cum ar fi reconcilierea și generarea de rapoarte;
• • soluții de management al documentelor și fluxurilor de lucru – pot fi integrate pentru gestionarea documentației necesare procesului de închidere și pentru facilitarea colaborării între echipe;
• • softuri de generarea și analiză a rapoartelor financiare – soluții de raportare sau modulele de analiză din software-ul de contabilitate, pentru a obține o imagine clară a performanțelor financiare înainte de închiderea finală.

În funcție de domeniul de activitate al firmei tale, optează pentru aplicații de Closing Entry și module de contabilitate personalizate:

• • companii de retail – integrarea cu platformele de e-commerce pentru urmărirea automată a veniturilor generate online, închiderea veniturilor din vânzări zilnice și calcularea costurilor asociate cu achizițiile și stocurile;
• • firme din industria prelucrătoare – urmărirea cheltuielilor legate de producție (materii prime, forță de muncă, energie) și a veniturilor din vânzările de produse finite, cu reconcilierea automată a datelor dintre departamentele de producție și cele financiare;
• • servicii financiare – calcularea și închiderea automată a comisioanelor, dobânzilor și altor tipuri de venituri, monitorizarea în timp real a cheltuielilor operaționale și administrative;
• • companii de tehnologie și IT – automatizarea veniturilor din abonamente sau contracte de servicii recurente, gestionarea costurilor legate de dezvoltare, licențe software și infrastructură;
• • operatori economici din domeniul sănătății – urmărirea veniturilor din servicii medicale și cheltuielile cu materialele și echipamentele, automatizarea procesului de facturare și închiderea conturilor aferente.

Prin automatizarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor, firma ta va reuși să-și mențină competitivitatea și să-și optimizeze operațiunile financiare. Implementarea aplicațiilor informatice dedicate trebuie personalizată și planificată în detaliu, pentru a răspunde nevoilor unice ale fiecărei industrii. Testează DEMO Pluriva și alege soluția potrivită, cu funcționalități adaptate companiei tale!

 1. Prioritizarea cheltuielilor și alocarea eficientă a resurselor

Prioritizarea cheltuielilor și alocarea eficientă a resurselor reprezintă aspecte importante în planificarea bugetară a unei firme. Prin stabilirea unei ierarhii clare a nevoilor organizației, bugetul poate fi direcționat către acele domenii care au cea mai mare influență asupra succesului și creșterii afacerii. Alocarea resurselor în mod inteligent și strategic, în funcție de priorități bine definite, nu numai că sprijină obiectivele strategice ale firmei, ci poate și să maximizeze eficiența și rentabilitatea operațiunilor. Astfel, o planificare bugetară bine gândită și oportunitățile de alocare a resurselor sunt utile pentru asigurarea sustenabilității și a succesului pe termen lung al unei afaceri.

Pentru mai multe informații și sfaturi despre planificarea bugetară a firmei, poți consulta sfaturi privind automatizarea urmăririi bugetului afacerii folosind sistemele software ERP.

 2. Stabilește obiectivele financiare

Un aspect important al planificării bugetare este stabilirea unor obiective financiare clare și realizabile. Obiectivele SMART (specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp) oferă un cadru clar pentru direcționarea eforturilor financiare. De exemplu, o firmă își poate propune să-și reducă din costurile operaționale cu 15% în următorul an fiscal pentru a îmbunătăți rentabilitatea și să-și extindă operațiunile.

În planificarea unei afaceri, stabilirea obiectivelor financiare este importantă pentru orientarea și concentrarea eforturilor financiare ale unei afaceri. Prin definirea obiectivelor SMART, companiile pot să-și clarifice direcția și să-și evalueze progresul în mod obiectiv. Obiectivele specifice și măsurabile permit monitorizarea îndeplinirii acestora și ajustarea strategiilor în funcție de rezultatele obținute.

3. Analizează și monitorizează cheltuielile

Analiza și monitorizarea atentă a cheltuielilor sunt utile pentru identificarea și eliminarea risipei financiare. Prin evaluarea cheltuielilor și veniturilor, o firmă poate identifica domeniile în care există riscul de suprasolicitare financiară sau unde pot apărea deficiențe. Acest lucru permite întreprinderii să ia măsuri preventive pentru a minimiza impactul negativ al unor astfel de situații.

De exemplu, utilizarea unor instrumente și tehnici adecvate, precum analize comparative lunare sau bugete bazate pe activități, poate ajuta la identificarea rapidă a zonelor în care se pot face economii și la luarea măsurilor corespunzătoare. Analiza cheltuielilor oferă o perspectivă detaliată asupra modului în care sunt utilizate resursele financiare ale unei afaceri. Prin evaluarea fiecărei categorii de cheltuieli și compararea lor cu performanța și obiectivele stabilite, proprietarii de afaceri pot identifica rapid zonele unde se pot face economii sau unde există riscul de suprasolicitare financiară.

4. Creează un fond de urgență

Fondul de urgență reprezintă o rezervă financiară esențială pentru a face față evenimentelor neprevăzute, precum scăderi bruște ale veniturilor sau cheltuieli neprevăzute. Prin stabilirea unui fond de urgență și alocarea regulată a unor sume pentru acesta, o firmă poate evita să recurgă la împrumuturi costisitoare în momente de criză și să-și mențină stabilitatea financiară.

Crearea unui fond de urgență oferă o protecție financiară împotriva riscurilor și incertitudinilor care pot afecta afacerea în mod neașteptat. Alocarea regulată a unor sume pentru acest fond permite acumularea treptată a resurselor financiare necesare pentru a face față unor evenimente neprevăzute, cum ar fi deteriorarea echipamentului, scăderea bruscă a cererii pentru produse sau servicii sau alte situații neprevăzute.

5. Revizuiește și actualizează bugetul

Planificarea bugetară trebuie să fie un proces dinamic și adaptabil la schimbările din mediul de afaceri. Revizuirea și actualizarea regulată a bugetului permit ajustarea strategiilor și priorităților în funcție de evoluțiile pieței și ale afacerii tale. De exemplu, o firmă poate decide să realoce resurse către dezvoltarea unui nou produs sau serviciu care se bucură de o cerere crescută, în detrimentul altei inițiative care nu mai este atât de promițătoare.

Soluțiile ERP pentru gestionarea bugetului  sunt importante pentru menținerea relevanței și eficienței planului financiar al unei afaceri. Într-o lume în continuă schimbare, este util ca întreprinderile să fie flexibile și să răspundă prompt la modificările din mediul lor de afaceri. Prin revizuirea și actualizarea bugetului, o afacere poate să-și adapteze prioritățile și să-și alinieze resursele în funcție de noile oportunități și provocări care apar.

Planificarea bugetară este un proces esențial pentru succesul oricărei afaceri. Prin aplicarea principiilor fundamentale și urmând sfaturile prezentate în acest articol, vei putea să-ți gestionezi eficient resursele financiare și să-ți îndrepți afacerea către succesul dorit. Nu uita să consulți și alte resurse disponibile pentru a obține mai multe informații și sfaturi utile pentru afacerea ta!

Centralizarea datelor de business

• • problema: datele sunt dispersate în mai multe departamente și sisteme, ceea ce duce la inconsistență și redundanță;
• • soluție: implementarea unui ERP permite colectarea tuturor datelor într-o platformă centralizată. Acest lucru facilitează accesul rapid și actualizat la informații, indiferent de departament (financiar, resurse umane, producție, etc.).

Automatizarea proceselor operaționale

• • problema: procesele manuale consumă timp și sunt predispuse la erori;
• • soluție: ERP-ul poate automatiza sarcinile repetitive, cum ar fi facturarea, gestionarea stocurilor, procesarea comenzilor și raportarea. Dacă utilizezi deja alte sisteme (CRM, software de salarizare etc.), asigură-te că ERP-ul poate fi integrat cu acestea. Realizează automatizarea schimbului de date, pentru reducerea introducerii manuale de date, prin configurarea interfețelor între ERP și alte aplicații.

Îmbunătățirea planificării și luării deciziilor

• • problema: lipsa vizibilității în timp real asupra performanței afacerii poate duce la decizii greșite;
• • soluție: sistemele ERP oferă rapoarte și analize în timp real, care sprijină managementul în luarea unor decizii bazate pe date concrete. De exemplu, poți vedea rapid care sunt produsele cele mai profitabile sau zonele cu probleme.

Gestionarea eficientă a stocurilor

• • problema: suprastocarea sau lipsa stocurilor poate afecta negativ afacerea;
• • soluție: un ERP performant include module dedicate pentru gestionarea stocurilor, care permit urmărirea în timp real a mișcărilor de stoc, optimizarea nivelurilor de stoc și prevenirea pierderilor.

Îmbunătățirea relației cu clienții

• • problema: interacțiunea cu clienții poate fi fragmentată și ineficientă;
• • soluție: integrând un modul CRM (Customer Relationship Management), ERP-ul ajută la gestionarea relațiilor cu clienții, urmărind istoricul interacțiunilor, comenzilor și preferințelor acestora.

Creșterea colaborării între departamentele firmei

• • problema: lipsa comunicării între echipe poate duce la întârzieri și confuzii;
• • soluție: un ERP customizat oferă o platformă comună unde departamentele pot partaja informații și colabora mai eficient. Gestionează schimbarea organizațională, prin informarea angajaților despre beneficiile ERP-ului și progresul implementării.

Conformitatea cu reglementările din domeniul de activitate

• • problema: respectarea cerințelor legale și de conformitate poate fi complexă;
• • soluție: ERP-urile moderne includ funcționalități pentru gestionarea documentelor, urmărirea tranzacțiilor și generarea rapoartelor necesare pentru conformitate.

Economii de costuri pe termen lung

• • problema: procesele ineficiente cresc costurile operaționale;
• • soluție: deși investiția inițială într-un ERP poate fi semnificativă, vei beneficia pe termen lung de economii rezultate din automatizare, reducerea erorilor și optimizarea proceselor, inclusiv prin sisteme cloud ERP, utile în contextul remote work.

Recomandări pentru implementarea sistemului integrat de gestiune

Implementarea unui sistem integrat de gestiune (ERP) este un proces complex, dar cu o planificare adecvată și o abordare structurată, poate fi realizată eficient. Iată câteva recomandări:

Realizează o analiză detaliată a nevoilor firmei

• • identifică procesele critice: evaluează fluxurile de lucru actuale și identifică zonele care necesită îmbunătățiri;
• • consultă toate departamentele: implică echipele care vor utiliza ERP-ul pentru a înțelege cerințele lor specifice;
• • stabilește obiective clare: definește ce dorești să obții prin implementarea sistemului (de exemplu, reducerea timpului de procesare a comenzilor, creșterea eficienței operaționale).

Selectează soluția ERP potrivită

• • analizează opțiunile de pe piață: alege un ERP care se potrivește cu dimensiunea și industria afacerii tale;
• • flexibilitate și scalabilitate: asigură-te că sistemul poate fi adaptat pe măsură ce afacerea crește;
• • interfață prietenoasă: optează pentru un sistem intuitiv, care să nu necesite o curbă de învățare prea abruptă.

Creează un plan de implementare detaliat

• • etapizează procesul: implementarea trebuie să fie graduală, începând cu modulele esențiale (Contabilitate și Financiar, Stocuri ș.a.) și adăugând treptat altele;
• • stabilește un calendar realist: definește termene clare pentru fiecare etapă, dar lasă loc pentru ajustări;
• • resurse dedicate: formează o echipă de proiect dedicată, care să includă reprezentanți ai tuturor departamentelor implicate.

Pregătește datele pentru migrare

• • curăță datele existente: elimină informațiile redundante, incomplete sau incorecte;
• • standardizează formatele: asigură-te că toate datele sunt structurate într-un format compatibil cu ERP-ul;
• • testează procesul de migrare: realizează o migrare pilot pentru a verifica dacă datele sunt transferate corect.

Asigură training și suport pentru echipă

• • organizează sesiuni de training: instruiește angajații pentru a înțelege cum să folosească noul sistem;
• • numește utilizatori-cheie: identifică angajați care să fie responsabili de sprijinirea colegilor și rezolvarea problemelor;
• • suport continuu: colaborează cu furnizorul ERP pentru asistență tehnică pe termen lung.

Testează și ajustează sistemul

• • testează în etape: rulează teste inițiale pentru a identifica erori sau neconcordanțe;
• • implică utilizatorii finali: feedback-ul utilizatorilor poate evidenția probleme sau îmbunătățiri care trebuie făcute;
• • monitorizează performanța: urmărește dacă sistemul îndeplinește obiectivele stabilite (audituri periodice, optimizări ulterioare, feedback constant).

Colaborează cu un partener de încredere

• • alege cel mai bun furnizor de soluții IT și servicii informatice: un partener de implementare cu portofoliu relevant și proiecte de succes poate face procesul mai ușor și mai eficient;
• • clauze contractuale: specifică în detaliu responsabilitățile furnizorului, inclusiv suportul post-implementare.

Implementarea cu succes a unui sistem ERP necesită timp și efort, dar beneficiile obținute – de la eficientizarea operațiunilor până la creșterea competitivității – sunt semnificative. Planificarea riguroasă și implicarea echipei sunt esențiale pentru succesul procesului.