Redis Market este o companie înființată în anul 2012, având ca obiect de activitate distribuția bunurilor de larg consum. Compania s-a specializat în achiziția și distribuția de bunuri destinate consumului de familie, încă de la înființare propunându-și să devină soluția preferată de către rețelele de magazine și distribuitori. Obiectivul Redis Market este să ofere produse de top și servicii de calitate ridicată, la cele mai bune prețuri.

În oferta Redis Market se regăsesc produse ale unor branduri cunoscute, cum ar fi: Coca - Cola, Jacobs, Milka, Nestle, Ferrero, Procter&Gamble, Colgate, Palmolive, Johnson&Johnson, Unilever sau Henkel.

Activitatea Redis Market este structurată, din punct de vedere al vânzărilor, pe următoarele canale de distribuție: 

Vânzare către 28 de distribuitori.

International Key Accounting prin rețeaua Auchan.

Distribuție prin agenți în zona București, având peste 42 clienți.

Export către UE și din afara UE, în țări precum Anglia, Arabia Saudită, Brazilia sau Belgia.

Poziționarea centrului logistic este in afara Bucureștiului în apropierea șoselei de Centura, ceea ce permite accesarea rapida a tuturor ieșirilor din București. Firma deține doua depozite situate la 100 de metri unul față de celălalt, ambele depozite fiind dotate cu sisteme de depozitare pe verticală pe trei nivele. 

Ca urmare a solicitărilor clienților, Redis Market a introdus serviciul de etichetare și reambalare, personalizând produsele la solicitarea clienților și asigurând etichetarea cu traducere în limba țării din care provine clientul.

Redis Market utiliza un program software de contabilitate cu funcționalități limitate, ceea ce cauza două tipuri de probleme:

Pe de-o parte nu puteau să-și organizeze intern activitatea așa cum doreau și pierdeau oportunități de vânzare și încasare.

Pe de altă parte apăreau erori cu impact financiar prin utilizarea acelui program limitat.

Programul respectiv de contabilitate nu le permitea reprezentanților de vânzări Redis Market să emită factura de vânzare chiar la client, așa cum ar fi vrut – ceea ce afecta activitatea de distribuție. De asemenea, softul utilizat nu oferea funcționalități de tip organizare depozit specifice unei componente de tip WMS. Programul utilizat permitea introducerea documentelor de achiziții cu doar două zecimale, în timp ce furnizorii emiteau facturi cu șase zecimale, astfel că apăreau diferențe valorice la recepție. Acest lucru conducea la apariția unor erori cu impact financiar.

Căutarea unei soluții ERP

În acest condiții, managementul companiei Redis Market a început căutarea unei aplicații software integrate de tip ERP. Conducerea companiei a demarat discuții cu mai mulți furnizori posibili pe care să îi evalueze. În cele din urmă a fost selectată soluția propusă de Pluriva, ce prezenta următoarele avantaje:

Funcționare online pe orice fel de dispozitiv.

Posibilitatea utilizării aplicației pe telefonul mobil.

Flexibilitatea Pluriva în construirea arhitecturii soluției ERP propusă.

Funcționalitățile propuse de Pluriva acopereau toate nevoile companiei.

Acces la rapoartele manageriale oferit direct în modulele ERP.

Controlul strict al drepturilor de acces al utilizatorilor în aplicație.

Senses este o firma înființată în anul 2006, ce activează în domeniul produselor pentru copii și bebeluși sub brandul Bebe Brands. Senses este unul dintre cei mai mari importatori și distribuitori de produse de bebeluși de la noi din țară. În România, Bebebrands este unic importator și distribuitor al multor branduri premium internaționale: Bright Starts, Summer Infant sau Babymoov. Portofoliul lor de produse este disponibil pe site-ul bebebrands.ro, în magazinele partenere, în cele două magazine fizice din Cluj și Sibiu și pot fi achiziționate din platforma Marketplace Emag.

Situația inițială

In anul 2017, managementul Bebe Brands a decis să caute și să își implementeze o soluție IT pentru automatizarea principalelor procese desfășurate în cadrul companiei. Cele mai importante obiective de business urmărite erau:

Automatizarea proceselor ce țin de preluarea, confirmarea și livrarea comenzilor către clienți.

Automatizarea procesului de întocmire a necesarului de aprovizionare.

Actualizarea stocurilor, ținând cont de produsele comandate pe toate canalele de vânzare.

Automatizarea proceselor contabile și financiare.

Crearea unui raport de tip Cash Flow pentru a urmări modul în care resursele financiare ale companiei sunt rulate în cadrul acesteia și în afara ei.

Instrument pentru centralizarea cererilor de service a produselor și a cererilor de retur.

Obținerea de rapoarte pe laptop și telefonul mobil privind situația stocurilor, a vânzărilor, a numărului de clienți. Rapoartele să fie construite în funcție de nevoile lor de afaceri.

După mai multe întâlniri cu diferiți reprezentanți ai companiilor din piața soluțiilor software, Pluriva ERP a fost desemnat sistem software câștigător, de implementat în cadrul companiei. În urma analizei, Senses a constatat că Pluriva îndeplinește toate cerințele inițiale. Principalele atuuri ale soluției Pluriva sunt flexibilitatea în configurare, personalizarea avansată a modulelor, colaborarea eficientă între echipa de implementare și client, dar și suportul tehnic proactiv. De asemenea, soluția de tip cloud a fost foarte potrivită pentru modelul lor de business, datorită magazinelor fizice din Cluj și Sibiu.

Fluxuri automatizate prin implementarea soluției software Pluriva ERP

Instrumente financiare: Banca electronică și fluxul de numerar

Implementarea modulului Banca Electronică Pluriva ERP oferă departamentului contabil Bebe Brands posibilitatea de a importa extrasele bancare sau de a exporta Registrul de plăți, eliminând introducerea manuală a acestora.

Prin intermediul raportului de Cash Flow managementul Bebe Brands monitorizează modul în care resursele financiare circulă în cadrul companiei. Cash Flow-ul organizat cu ajutorul Pluriva ERP permite realizarea unui previzionat pentru perioada viitoare, prin introducerea unor elemente de tip: facturi de la furnizori sau clienți, contracte, comenzi, taxe și impozite, salarii. Cash Flow-ul se construiește ținând cont și de plățile clienților și generează rapoarte referitoare la sumele ce trebuie achitate și cele ce trebuie încasate pe o perioadă determinată de timp.

Rapoarte Qlik Sense pentru decizii informate

Controlul afacerii cu ajutorul rapoartelor și analizelor de business este un alt obiectiv important al managementului Bebe Brands. Pentru a avea în orice moment o imagine de ansamblu a activității companiei, Bebe Brands a ales soluția de business Intelligence Qlik Sense – integrată cu Pluriva ERP. Rapoartele sunt accesate de pe calculator sau smartphone și cuprind informații legate de numărul de clienți, vânzările zilnice, numărul de produse aflat în stoc sau numărul de comenzi plasate într-o anumită perioadă.

Integrarea cu firma de logistică a Bebe Brands

Bebe Brands a decis externalizarea operațiunilor din depozit către o companie de profil. Sistemul de gestiune a afacerii Pluriva ERP este integrat cu aplicația companiei de logistică. Automatizarea transferului de informații dintre cele două platforma a redus erorile umane ce țineau de pregătirea coletelor și expedierea corectă a produselor solicitate de clienți și a contribuit la transmiterea și generarea corectă a documentelor fiscale.

Sistem de ticketing pentru gestionarea cererilor de suport

Modulul de Suport Pluriva ERP permite automatizarea fluxului de preluare a solicitărilor de la clienți. Toate cererile sunt completate online, înregistrate în Pluriva ERP – modulul Suport și alocate operatorilor din departament. Persoanele responsabile de cererile înregistrate au acces la garanțiile produselor sau la alte documente atașate lor. Pentru fiecare cerere de suport este deschisă o fișă de client unde sunt centralizate toate intervențiile sau activitățile efectuate pentru respectivul ticket.

SMD Plus Technology este importator si distribuitor de produse de telecomunicatii, retelistica, electrice, CATV, IT&CE, avand in portofoliu branduri cum ar fi: MOLEX,EMTEX, DATEUP, ELEMATIC, UNIT, TELEFONIKA, ETK, XGIGA. Printre categoriile de produse comercializate se numara: retelistica, fibra optica, trasee cabluri, electrice, audio-video, cabluri de alarma, comanda si control.

Compania si-a inceput activitatea in anul 2013. Sediul se afla in Bucuresti, iar depozitul se afla de asemenea in Bucuresti. Produsele SMD Plus Technology pot fi achizitionate online, din site-ul https://smd-plus.ro/, prin intermediul portalului B2B https://smd-plus.ro/contul-meu, de pe site-ul www.smdshop.ro ,si de pe site-ul https://www.EMAG.ro/, telefonic la numarul  037.449.09.02 si din magazinul fizic din Strada Busteni nr. 44A, Bucuresti.

Provocari de business

Din dorinta de a avea o planificare a activitatii companiei cat mai exacta, managementul SMD Plus Technology a luat decizia implementarii unui sistem de gestionare a activitatii companiei de tip ERP. Timpul dedicat activitatii de intocmire a raportarilor catre institutiile de stat trebuia eficientizat, in plus, se dorea acces la un pachet de rapoarte complet, disponibil in orice moment al zilei. 

Atunci cand fluxurile de afaceri nu sunt automatizate si activitatile sunt efectuate manual, apare riscul producerii de erori de operare si se consuma timp cu munca repetitiva ce ar putea fi transmisa unei aplicatii IT, astfel ca era nevoie de implementarea unei solutii de gestionare a afacerii.

Managementul SMD Plus Technology a inceput cautarea unui sistem software integrat de gestiune a afacerii de tip ERP, pentru cresterea eficientei si pentru automatizarea proceselor de business.

Managementul SMD Plus Technology a evaluat mai multe aplicatii pentru a alege solutia potrivita.

 In alegerea solutiei, unul dintre cele mai importante criterii de selecţie a fost legat de faptul ca acest ERP sa raspunda cerinţelor specifice afacerii.

De asemenea, a fost luat in calcul factorul implementare (durata şi partenerul de implementare), modalitatea de licentiere (cea potrivita intereselor companiei a fost cea software as a service (abonament lunar), uşurinţa in exploatare, dezvoltarea functionalitatilor programului şi, nu in ultimul rand, experienta echipei de implementare. Astfel, Silviu Popescu, Director General SMD Plus Technology, impreuna cu echipa lui, au luat decizia de a merge mai departe cu sistemul integrat Pluriva ERP.

Personalizarea si implementarea solutiei ERP conform fluxurilor de lucru SMD Plus Technology

Componentele solutiei livrate

Sistemul Pluriva implementat este utilizat pentru controlul si automatizarea fluxurilor cheie ale SMD Plus Technology: vanzari, achizitii, logistica, distributie, eCommerce, despăgubiri accidente rutiere si contabilitate. 

Vanzari multichannel

Cu ajutorul sistemului ERP implementat, SMD gestioneaza activitatea de vanzari multi-channel, formata din urmatoarele componente: magazin online, distributie, retail si vanzare prin platforme de tip marketpalce, cum ar fi EMAG.

Aplicatia de tip ERP Pluriva a devenit platforma centrala de lucru pentru angajatii SMD Plus Technology. Site-ul companiei se integreaza automat cu sistemul ERP si transmite si primeste date de la acesta. Magazinul online este  https://smd-plus.ro/ si reprezinta canalul de vanzare prin care clientii au acces la produsele SMD Plus Technology.

Aproximativ 20% din vanzarile companiei sunt realizate prin intermediul platformei EMAG Marketplace.

Pluriva ERP este integrata cu EMAG prin intermediul platformei eCommerce. Pluriva ERP ofera timp pretios prin automatizarea task-urilor repetitive, gratie importului de fisiere din EMAG in platforma ERP.

Pentru activitatea de retail, bonurile fiscale si facturile sunt emise din Pluriva ERP acestea ajungand automat in modulul de contabilitate.

Magazinul fizic de unde puteti achizitiona produsele SMD Plus Technology se afla pe Strada Buşteni nr. 44A, Sector 2, Bucuresti.

Credit control

Un alt mare ajutor pentru managementul SMD Plus Technology il reprezinta instrumentul de credit control. In orice moment al zilei Pluriva furnizeaza o situatie la zi a facturilor clientilor ce au depasit data scadenta de plata stabilita contractual. In plus, in fiecare saptamana, managementul primeste pe email un raport cu toate facturile ce inregistreaza intarzieri ale platilor.

Clientii primesc notificari pe email periodic cu privire la soldul datorat si pot fi restrictionati la vanzare in momentul in care au depasit perioada de gratie. 

Cu ajutorul sistemului Pluriva ERP au scazut valorile soldurilor datorate fata de perioada anterioara implementarii alocarii Pluriva ERP. 

Contabilitate

Platforma Pluriva ERP implementata include modulele de contabilitate si financiar, ce sunt integrate cu toate componentele operationale: vanzari, achizitii, logistica, distributie, eCommerce. Pe masura ce utilizatorii opereaza in aplicatie, se genereaza automat notele contabile aferente. Ca volum de documente, prin intermediul aplicatiei ERP se emit lunar peste 2.500 de facturi de vanzare; se inregistreaza peste 400 de facturi de achizitie, atat interne, cat si de import. Cele 12 chei de verificare disponibile in aplicatie asigura validarea declaratiilor contabile inainte de depunerea lor la institutiile de stat.

Toate declaratiile contabile care insemnau zile de munca pentru departamentul contabilitate, sunt acum generate automat. Declaratia 394, formata din sute de pagini, este generata automat cu ajutorul sistemului ERP, fapt ce a redus timpul de generare a acesteia de la cateva zile, la cateva minute.

Achizitii

Pe baza informatiilor inregistrare in aplicatia Pluriva ERP, SMD Plus Technology reuseste calcularea periodica a necesarului de aprovizionare. In functie de stocul de produse existent si de rulajul de vanzare, sistemul ERP propune departamentului de achizitii necesarul de aprovizionare. Activitatea departamentului de aprovizionare a companiei SMD Plus Technology a fost cu mult usurata si prin centralizarea intr-o comanda de furnizor a mai multor comenzi de la clienti, in vederea efectuarii achizitiei in conditii comerciale optime.

Rapoarte si analize manageriale

Rapoartele si analizele de business necesare pentru managementul activitatii sunt extrase din rapoartele de tip pivot Pluriva, disponibile in toate modulele implementate. Pluriva ofera astfel managementul SMD vizibilitate asupra business-ului, de exemplu vanzari (pe agenti, pe clienti, pe zile, pe luni, pe articole), rapoarte pe facturi neincasate, rapoarte privind evolutia clientilor pe luni.

Beneficii obtinute prin implementarea Pluriva ERP

Cifra de afaceri a companiei s-a dublat fata de perioada anterioara implementarii aplicatiei Pluriva ERP
Acces la rapoarte in timp real conform nevoilor de business ale SMD Plus Technology
Trasabilitatea informatiilor, acestea transmitandu-se in toate departamentele companiei
S-a imbunatatit relatia dintre departamentele companiei
Controlul activitatilor efectuate de catre toti angajatii din toate departamentele in sistemul ERP: in orice moment este disponibila o situatie la zi cu cine a facut, cand si cum a facut
Gestionarea cu succes in Pluriva ERP a cresterii numarului de documente inregistrate lunar
Tipizatele sunt disponibile in Pluriva ERP si in limba engleza, oferind un beneficiu considerabil in activitatea de import si export.