1. Prioritizarea cheltuielilor și alocarea eficientă a resurselor

Prioritizarea cheltuielilor și alocarea eficientă a resurselor reprezintă aspecte importante în planificarea bugetară a unei firme. Prin stabilirea unei ierarhii clare a nevoilor organizației, bugetul poate fi direcționat către acele domenii care au cea mai mare influență asupra succesului și creșterii afacerii. Alocarea resurselor în mod inteligent și strategic, în funcție de priorități bine definite, nu numai că sprijină obiectivele strategice ale firmei, ci poate și să maximizeze eficiența și rentabilitatea operațiunilor. Astfel, o planificare bugetară bine gândită și oportunitățile de alocare a resurselor sunt utile pentru asigurarea sustenabilității și a succesului pe termen lung al unei afaceri.

Pentru mai multe informații și sfaturi despre planificarea bugetară a firmei, poți consulta sfaturi privind automatizarea urmăririi bugetului afacerii folosind sistemele software ERP.

 2. Stabilește obiectivele financiare

Un aspect important al planificării bugetare este stabilirea unor obiective financiare clare și realizabile. Obiectivele SMART (specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp) oferă un cadru clar pentru direcționarea eforturilor financiare. De exemplu, o firmă își poate propune să-și reducă din costurile operaționale cu 15% în următorul an fiscal pentru a îmbunătăți rentabilitatea și să-și extindă operațiunile.

În planificarea unei afaceri, stabilirea obiectivelor financiare este importantă pentru orientarea și concentrarea eforturilor financiare ale unei afaceri. Prin definirea obiectivelor SMART, companiile pot să-și clarifice direcția și să-și evalueze progresul în mod obiectiv. Obiectivele specifice și măsurabile permit monitorizarea îndeplinirii acestora și ajustarea strategiilor în funcție de rezultatele obținute.

3. Analizează și monitorizează cheltuielile

Analiza și monitorizarea atentă a cheltuielilor sunt utile pentru identificarea și eliminarea risipei financiare. Prin evaluarea cheltuielilor și veniturilor, o firmă poate identifica domeniile în care există riscul de suprasolicitare financiară sau unde pot apărea deficiențe. Acest lucru permite întreprinderii să ia măsuri preventive pentru a minimiza impactul negativ al unor astfel de situații.

De exemplu, utilizarea unor instrumente și tehnici adecvate, precum analize comparative lunare sau bugete bazate pe activități, poate ajuta la identificarea rapidă a zonelor în care se pot face economii și la luarea măsurilor corespunzătoare. Analiza cheltuielilor oferă o perspectivă detaliată asupra modului în care sunt utilizate resursele financiare ale unei afaceri. Prin evaluarea fiecărei categorii de cheltuieli și compararea lor cu performanța și obiectivele stabilite, proprietarii de afaceri pot identifica rapid zonele unde se pot face economii sau unde există riscul de suprasolicitare financiară.

4. Creează un fond de urgență

Fondul de urgență reprezintă o rezervă financiară esențială pentru a face față evenimentelor neprevăzute, precum scăderi bruște ale veniturilor sau cheltuieli neprevăzute. Prin stabilirea unui fond de urgență și alocarea regulată a unor sume pentru acesta, o firmă poate evita să recurgă la împrumuturi costisitoare în momente de criză și să-și mențină stabilitatea financiară.

Crearea unui fond de urgență oferă o protecție financiară împotriva riscurilor și incertitudinilor care pot afecta afacerea în mod neașteptat. Alocarea regulată a unor sume pentru acest fond permite acumularea treptată a resurselor financiare necesare pentru a face față unor evenimente neprevăzute, cum ar fi deteriorarea echipamentului, scăderea bruscă a cererii pentru produse sau servicii sau alte situații neprevăzute.

5. Revizuiește și actualizează bugetul

Planificarea bugetară trebuie să fie un proces dinamic și adaptabil la schimbările din mediul de afaceri. Revizuirea și actualizarea regulată a bugetului permit ajustarea strategiilor și priorităților în funcție de evoluțiile pieței și ale afacerii tale. De exemplu, o firmă poate decide să realoce resurse către dezvoltarea unui nou produs sau serviciu care se bucură de o cerere crescută, în detrimentul altei inițiative care nu mai este atât de promițătoare.

Soluțiile ERP pentru gestionarea bugetului  sunt importante pentru menținerea relevanței și eficienței planului financiar al unei afaceri. Într-o lume în continuă schimbare, este util ca întreprinderile să fie flexibile și să răspundă prompt la modificările din mediul lor de afaceri. Prin revizuirea și actualizarea bugetului, o afacere poate să-și adapteze prioritățile și să-și alinieze resursele în funcție de noile oportunități și provocări care apar.

Planificarea bugetară este un proces esențial pentru succesul oricărei afaceri. Prin aplicarea principiilor fundamentale și urmând sfaturile prezentate în acest articol, vei putea să-ți gestionezi eficient resursele financiare și să-ți îndrepți afacerea către succesul dorit. Nu uita să consulți și alte resurse disponibile pentru a obține mai multe informații și sfaturi utile pentru afacerea ta!

Centralizarea datelor de business

• • problema: datele sunt dispersate în mai multe departamente și sisteme, ceea ce duce la inconsistență și redundanță;
• • soluție: implementarea unui ERP permite colectarea tuturor datelor într-o platformă centralizată. Acest lucru facilitează accesul rapid și actualizat la informații, indiferent de departament (financiar, resurse umane, producție, etc.).

Automatizarea proceselor operaționale

• • problema: procesele manuale consumă timp și sunt predispuse la erori;
• • soluție: ERP-ul poate automatiza sarcinile repetitive, cum ar fi facturarea, gestionarea stocurilor, procesarea comenzilor și raportarea. Dacă utilizezi deja alte sisteme (CRM, software de salarizare etc.), asigură-te că ERP-ul poate fi integrat cu acestea. Realizează automatizarea schimbului de date, pentru reducerea introducerii manuale de date, prin configurarea interfețelor între ERP și alte aplicații.

Îmbunătățirea planificării și luării deciziilor

• • problema: lipsa vizibilității în timp real asupra performanței afacerii poate duce la decizii greșite;
• • soluție: sistemele ERP oferă rapoarte și analize în timp real, care sprijină managementul în luarea unor decizii bazate pe date concrete. De exemplu, poți vedea rapid care sunt produsele cele mai profitabile sau zonele cu probleme.

Gestionarea eficientă a stocurilor

• • problema: suprastocarea sau lipsa stocurilor poate afecta negativ afacerea;
• • soluție: un ERP performant include module dedicate pentru gestionarea stocurilor, care permit urmărirea în timp real a mișcărilor de stoc, optimizarea nivelurilor de stoc și prevenirea pierderilor.

Îmbunătățirea relației cu clienții

• • problema: interacțiunea cu clienții poate fi fragmentată și ineficientă;
• • soluție: integrând un modul CRM (Customer Relationship Management), ERP-ul ajută la gestionarea relațiilor cu clienții, urmărind istoricul interacțiunilor, comenzilor și preferințelor acestora.

Creșterea colaborării între departamentele firmei

• • problema: lipsa comunicării între echipe poate duce la întârzieri și confuzii;
• • soluție: un ERP customizat oferă o platformă comună unde departamentele pot partaja informații și colabora mai eficient. Gestionează schimbarea organizațională, prin informarea angajaților despre beneficiile ERP-ului și progresul implementării.

Conformitatea cu reglementările din domeniul de activitate

• • problema: respectarea cerințelor legale și de conformitate poate fi complexă;
• • soluție: ERP-urile moderne includ funcționalități pentru gestionarea documentelor, urmărirea tranzacțiilor și generarea rapoartelor necesare pentru conformitate.

Economii de costuri pe termen lung

• • problema: procesele ineficiente cresc costurile operaționale;
• • soluție: deși investiția inițială într-un ERP poate fi semnificativă, vei beneficia pe termen lung de economii rezultate din automatizare, reducerea erorilor și optimizarea proceselor, inclusiv prin sisteme cloud ERP, utile în contextul remote work.

Recomandări pentru implementarea sistemului integrat de gestiune

Implementarea unui sistem integrat de gestiune (ERP) este un proces complex, dar cu o planificare adecvată și o abordare structurată, poate fi realizată eficient. Iată câteva recomandări:

Realizează o analiză detaliată a nevoilor firmei

• • identifică procesele critice: evaluează fluxurile de lucru actuale și identifică zonele care necesită îmbunătățiri;
• • consultă toate departamentele: implică echipele care vor utiliza ERP-ul pentru a înțelege cerințele lor specifice;
• • stabilește obiective clare: definește ce dorești să obții prin implementarea sistemului (de exemplu, reducerea timpului de procesare a comenzilor, creșterea eficienței operaționale).

Selectează soluția ERP potrivită

• • analizează opțiunile de pe piață: alege un ERP care se potrivește cu dimensiunea și industria afacerii tale;
• • flexibilitate și scalabilitate: asigură-te că sistemul poate fi adaptat pe măsură ce afacerea crește;
• • interfață prietenoasă: optează pentru un sistem intuitiv, care să nu necesite o curbă de învățare prea abruptă.

Creează un plan de implementare detaliat

• • etapizează procesul: implementarea trebuie să fie graduală, începând cu modulele esențiale (Contabilitate și Financiar, Stocuri ș.a.) și adăugând treptat altele;
• • stabilește un calendar realist: definește termene clare pentru fiecare etapă, dar lasă loc pentru ajustări;
• • resurse dedicate: formează o echipă de proiect dedicată, care să includă reprezentanți ai tuturor departamentelor implicate.

Pregătește datele pentru migrare

• • curăță datele existente: elimină informațiile redundante, incomplete sau incorecte;
• • standardizează formatele: asigură-te că toate datele sunt structurate într-un format compatibil cu ERP-ul;
• • testează procesul de migrare: realizează o migrare pilot pentru a verifica dacă datele sunt transferate corect.

Asigură training și suport pentru echipă

• • organizează sesiuni de training: instruiește angajații pentru a înțelege cum să folosească noul sistem;
• • numește utilizatori-cheie: identifică angajați care să fie responsabili de sprijinirea colegilor și rezolvarea problemelor;
• • suport continuu: colaborează cu furnizorul ERP pentru asistență tehnică pe termen lung.

Testează și ajustează sistemul

• • testează în etape: rulează teste inițiale pentru a identifica erori sau neconcordanțe;
• • implică utilizatorii finali: feedback-ul utilizatorilor poate evidenția probleme sau îmbunătățiri care trebuie făcute;
• • monitorizează performanța: urmărește dacă sistemul îndeplinește obiectivele stabilite (audituri periodice, optimizări ulterioare, feedback constant).

Colaborează cu un partener de încredere

• • alege cel mai bun furnizor de soluții IT și servicii informatice: un partener de implementare cu portofoliu relevant și proiecte de succes poate face procesul mai ușor și mai eficient;
• • clauze contractuale: specifică în detaliu responsabilitățile furnizorului, inclusiv suportul post-implementare.

Implementarea cu succes a unui sistem ERP necesită timp și efort, dar beneficiile obținute – de la eficientizarea operațiunilor până la creșterea competitivității – sunt semnificative. Planificarea riguroasă și implicarea echipei sunt esențiale pentru succesul procesului.

Productivitatea angajaților

Productivitatea angajaților măsoară eficiența și eficacitatea cu care oamenii din companie își îndeplinesc sarcinile și contribuie la obiectivele generale ale organizației. Evaluarea productivității în HCM se poate realiza cu softuri de resurse umane performante, precum Pluriva HCM, care ajută la identificarea zonelor de îmbunătățire, la alinierea resurselor umane cu strategia de business și la creșterea competitivității pe piață.

Managerii de resurse umane trebuie să ia în considerare mai mulți factori, din interpretarea cărora rezultă evoluția productivității angajaților:

• • rata de productivitate individuală: măsoară output-ul fiecărui angajat într-o anumită perioadă de timp. Aceasta poate include numărul de sarcini finalizate, volumul de muncă, sau contribuția la venituri;
• • eficiența muncii: analizează cât de eficient își folosește un angajat timpul și resursele disponibile pentru a-și îndeplini sarcinile. Eficiența poate fi măsurată prin raportul dintre timpul alocat unei sarcini și timpul real petrecut pentru finalizarea acesteia;
• • calitatea muncii: evaluarea productivității nu se referă doar la cantitate, ci și la calitate. Acest indicator se concentrează pe acuratețea, atenția la detalii și respectarea standardelor de calitate în munca angajaților;
• • rata de erori: măsoară frecvența și gravitatea greșelilor făcute de angajați în timpul proceselor de lucru. O rată mai scăzută a erorilor indică o productivitate mai mare;
• • timpul de procesare: se referă la timpul necesar pentru finalizarea unui proces sau a unei sarcini. Reducerea acestui timp fără a compromite calitatea poate fi un indicator al creșterii productivității;
• • rata de retenție a clienților: deși aparent nu este direct legată de productivitatea angajaților, o rată ridicată de retenție a clienților poate indica un nivel înalt de productivitate, în special în departamentele de servicii sau de vânzări;
• • nivelul de implicare al angajaților: când oamenilor le pasă de munca lor, tind să fie mai productivi. Acest indicator evaluează motivația, satisfacția la locul de muncă și dorința angajaților de a contribui la succesul companiei, prin participarea la cursuri de formare profesională, perfecționare și specializare.

Calitatea muncii

Calitatea muncii se referă la măsura în care munca depusă de angajați îndeplinește sau depășește standardele de excelență stabilite de organizație. Se concentrează pe acuratețea, consistența, creativitatea și eficacitatea cu care sunt realizate sarcinile de lucru. Prin evaluări regulate ale performanței, managerii pot oferi feedback specific privind calitatea muncii și pot identifica zonele care necesită îmbunătățiri. Indicatorii specifici ai calității muncii sunt rata de erori, timpul de procesare, respectarea termenelor, și feedback-ul de la clienți și/sau colegi.

Munca de calitate se conformează standardelor și procedurilor stabilite de organizație. Acest lucru include respectarea regulilor de siguranță, a normelor etice și a liniilor directoare de performanță. În multe domenii, calitatea muncii este definită și prin capacitatea angajaților de a aduce idei noi și soluții inovatoare. Creativitatea adaugă valoare muncii și poate conduce la îmbunătățiri semnificative în procese și produse.

Calitatea muncii presupune și menținerea unui nivel constant de performanță. Un angajat care livrează în mod regulat rezultate de înaltă calitate este considerat a fi mai valoros pentru organizație. Calitatea muncii este, de asemenea, legată de capacitatea angajaților de a primi și utiliza feedback-ul constructiv pentru a-și îmbunătăți performanța. O atitudine deschisă spre învățare și dezvoltare este esențială pentru menținerea unui nivel ridicat de calitate.

Respectarea termenelor limită

Prin acest KPI de management al capitalului uman (HCM) se evaluează capacitatea angajaților de a-și finaliza sarcinile și proiectele în intervalul de timp stabilit. Stă la baza eficienței operaționale, a planificării adecvate și a menținerii satisfacției clienților. Termenele limită reprezintă un element de bază în gestionarea proiectelor, în fluxul de lucru și în realizarea obiectivelor strategice ale unei organizații.

În cadrul unei organizații, activitățile sunt adesea interdependente. Respectarea termenelor limită permite o mai bună planificare și coordonare între echipe și departamente, facilitând atingerea obiectivelor comune. Întârzierile în finalizarea proiectelor pot duce la costuri suplimentare, cum ar fi ore suplimentare pentru angajați, penalități contractuale sau pierderea oportunităților de afaceri. Respectarea termenelor limită ajută la menținerea costurilor sub control.

Când angajații își îndeplinesc sarcinile la timp, se dezvoltă un sentiment de încredere în cadrul echipei și al organizației, reprezintă un semn de profesionalism și coerență în activitatea organizației. Prin atingerea nivelurilor propuse pentru acest KPI, firmele vor îmbunătăți colaborarea în cadrul organizației, vor consolida relațiile cu clienții și partenerii de business.

Îndeplinirea obiectivelor individuale

Analizează măsura în care angajații își ating obiectivele personale stabilite în planul de performanță. Acest KPI de HCM trebuie corelat cu obiectivele generale ale companiei, de exemplu îndeplinirea unui anumit nivel de vânzări sau atingerea unei cote de piață specifice. Îndeplinirea obiectivelor individuale oferă un mod obiectiv de a evalua performanța angajaților. Aceasta permite identificarea celor care excelează și a celor care au nevoie de îmbunătățiri sau de sprijin suplimentar.

Obiectivele bine definite ajută la dezvoltarea competențelor și abilităților angajaților. Prin stabilirea unor obiective de dezvoltare profesională, organizația își poate crește capitalul uman și poate pregăti angajații pentru roluri mai complexe în viitor. Angajații care au obiective clare tind să fie mai concentrați și mai productivi. Aceasta se datorează faptului că își pot organiza mai bine munca și pot prioritiza sarcinile care contribuie direct la perfecționarea activităților de zi cu zi.

Competențe și dezvoltare profesională

Reprezintă un indicator cheie de performanță ce evaluează nivelul de abilități, cunoștințe și dezvoltare continuă a angajaților în cadrul unei organizații. Acest KPI se bazează pe evaluarea personalului din firmă și confirmă managerilor de resurse umane că angajații dispun de competențele necesare pentru a-și îndeplini eficient sarcinile și pentru a contribui la succesul pe termen lung al companiei. De asemenea, accentuează importanța investiției în dezvoltarea profesională a fiecărui om, ca bază a performanței organizaționale în ansamblu.

Programele de pregătire, perfecționare și planificare a carierei cresc loialitatea angajaților și reduce rata de fluctuație a personalului. Prin dezvoltarea competențelor angajaților, organizația își poate asigura alinierea resurselor umane cu obiectivele strategice. Angajații bine instruiți vor contribui mai eficient la atingerea țintelor organizaționale.

O echipă de angajați cu competențe înalte oferă un avantaj competitiv organizației. Clienții și partenerii valorizează expertiza și profesionalismul, ceea ce duce la relații de afaceri mai solide și la creșterea reputației pe piață. Succesul în strategia de resurse umane se bazează pe utilizarea optimă a acestor indicatori, ce pot varia în funcție de specificul industriei și de obiectivele strategice ale companiei. Eficacitatea evaluării depinde de selectarea și adaptarea KPI-urilor relevante pentru fiecare rol și departament.

Creează o politică de retur clară și ușor de înțeles

Când te implici în dezvoltarea unui magazin online, acordă atenție deosebită politicii de retur. Publică toate detaliile necesare pe site-ul tău, într-un loc vizibil (de exemplu pe pagina de checkout sau de întrebări și răspunsuri frecvente). Asigură-te că scrii despre:

• • perioada de retur;
• • condiții pentru acceptarea returului (inclusiv excepțiile – de exemplu produsele personalizate care nu sunt eligibile pentru retur);
• • cum se returnează un produs;
• • costuri de retur (pentru cazurile în care există costuri suportate de client – de exemplu când returul este inițiat din alte motive decât un defect sau o eroare de livrare);
• • condițiile și modalitățile de rambursare a banilor.

Folosește un limbaj simplu, fără jargon legal complicat, pentru a fi înțeles de toate categoriile de clienți.

Oferă opțiuni flexibile de retur

O perioadă de retur mai lungă (între 30 și 90 de zile) crește încrederea clienților și, implicit, sporește brand awareness-ul. Așasar, permite clienților să returneze produsele prin curier, în puncte de colectare sau direct în magazin, dacă este cazul.

Furnizarea unor etichete de retur preplătite reprezintă o practică excelentă care simplifică procesul de retur pentru clienți. Integrează software-uri care generează automat etichete de retur pentru clienți și permite clienților să descarce eticheta de retur direct din contul lor de pe site-ul tău.

Procesul de retur devine rapid și fără stres, încurajând loialitatea față de brand. În plus, angajații tăi pot urmări retururile mai eficient și au control asupra curierului și costurilor.

Simplifică procesul de retur

Creează un sistem online unde clienții își pot gestiona retururile (alegerea motivului returului, urmărirea statusului, etc.). Utilizează software-uri care pot genera automat documentele necesare pentru retururi și pot actualiza inventarul. Asigură-te că echipa de suport este disponibilă pentru a răspunde la întrebări legate de retur.

Utilizează software-uri de gestiune a stocurilor și logisticii pentru a automatiza procesul de înregistrare, urmărire și procesare a retururilor. Permite clienților să inițieze retururi online, să selecteze motivele și să primească instrucțiuni automate pentru expediere.

La nivel operațional, creează o zonă separată în depozit, pentru procesarea retururilor. Utilizează coduri de urmărire pentru produsele returnate și clasifică-le în produse care pot fi reambalate și revândute, respectiv produse defecte, ce necesită reparații sau reciclare.

Oferă rambursări rapide

Rambursează suma în cel mai scurt timp posibil (de ex.: 3-5 zile lucrătoare). Adaptează opțiunile în funcție de metoda de plată inițială sau oferă alte variante, cum ar fi schimb de produse sau credit în magazin. Asigură-te că procesele interne de verificare sunt optimizate și că nu întârzie rambursările.

Automatizează procesul de rambursare, prin integrarea unui sistem de gestionare a plăților. De asemenea, este important să conectezi cererile de rambursare cu baza de date (legătură cu sistemul ERP sau CRM), pentru a reduce timpul necesar procesării manuale.

Analizează motivele retururilor

Colectează informații despre motivele returului pentru a identifica problemele frecvente (de exemplu, calitatea produselor sau mărimi nepotrivite). Folosește aceste date pentru a ajusta descrierile produselor, mărimile disponibile sau calitatea serviciilor.

Oferă discounturi mici sau cadouri pentru a compensa experiența neplăcută a returului. Trimite mesaje personalizate de mulțumire pentru înțelegerea lor și oferă asistență suplimentară, dacă este necesar.

Monitorizează performanța procesului de retur

Urmărește metrici precum rata retururilor, timpul mediu de procesare, costurile asociate și gradul de satisfacție al clienților. Include în analizele tale și rata de reutilizare a produselor returnate, pentru creșterea eficienței operaționale, la nivelul întregii firme.

Ajustează procesele în funcție de datele colectate prin softuri de e-commerce și de feedback. Analizează datele din logistica inversă, pentru a identifica probleme comune, precum defecte sau mărimi nepotrivite. Clasifică produsele returnate și reintrodu-le rapid în inventar, dacă sunt în stare bună.

Dezvoltă un proces de retururi eficient, bazat pe logistică inversă

Stabilește locații de retur mai aproape de clienți, pentru a reduce costurile de transport. Este important să utilizezi soluții tehnologice pentru a urmări retururile de la inițierea procesului, până la finalizare.

Colaborează cu furnizori de servicii logistice specializați în retururi, pentru a oferi soluții rapide și eficiente, indiferent de volumul produselor (în perioadele de tip Black Friday, Season Sales numărul retururilor poate depăși cu mult estimările tale). Ia în considerare modele flexibile de preluare (puncte de drop off pentru retururi sau preluare de la domiciliu, pentru comoditate).

Permite clienților să trimită retururile fie prin curieri parteneri, fie prin puncte de colectare. Strânge mai multe retururi într-un singur transport pentru a economisi resurse. Oferă soluții de retur fără imprimare, prin etichete preplătite și coduri QR, pentru a simplifica procesul pentru clienți. Implementarea acestor practici va transforma procesul de rambursare într-un punct forte pentru afacerea ta!

Îmbunătățirea controlului și a monitorizării facturilor

Sistemele automate de tip ERP contabilitate și financiar au module specializate, prin care se verifică în mod constant datele facturilor, inclusiv suma, datele de plată și informațiile despre furnizori. Aceste verificări ajută la identificarea și blocarea facturilor care nu respectă standardele predefinite sau care conțin informații suspecte. Automatizarea permite compararea detaliilor din facturi cu acelea din comenzile de achiziție și livrările efectuate, asigurându-se că suma facturată corespunde cu ceea ce a fost comandat și livrat. Discrepanțele sunt semnalizate pentru revizuire și validare suplimentară.

Prin automatizarea procesului de facturare, erorile umane legate de introducerea manuală a datelor sunt reduse semnificativ. O mai mică intervenție umană în procesul de facturare reduce riscurile de manipulare sau de creare a facturilor false. Prin standardizarea facturării, firmele se asigură că toate documentele financiar-contabile sunt procesate conform acelorași standarde și proceduri, eliminând variațiile care pot apărea în cazul procesării manuale.

Audit și rapoarte financiare detaliate

Automatizarea permite generarea de rapoarte detaliate și analize ale tuturor tranzacțiilor. Aceste rapoarte ajută la identificarea modelelor neobișnuite și a potențialelor încercări de fraudă, oferind o bază solidă pentru luarea deciziilor și implementarea măsurilor corective.

Sistemele automate generează un traseu de audit (audit trail) complet pentru fiecare factură, inclusiv informații despre modificări, aprobări și plăți. Acest traseu facilitează monitorizarea și investigarea tranzacțiilor, pentru identificarea rapidă a oricăror activități suspecte.

Implementarea unor algoritmi de detectare a fraudelor

Sistemele automate pot fi echipate cu algoritmi care analizează datele, pentru a detecta comportamente și anomalii suspecte. De exemplu, semnalează facturi cu sume neobișnuit de mari sau cu date de plată care nu sunt aliniate la practicile obișnuite ale organizației. La nivelul fiecărei firme pot fi configurate reguli pentru identificarea comportamentelor neobișnuite sau a potențialelor fraude. În cadrul sistemului de facturare electronică, există opțiunea de setare alerte pentru facturi care depășesc anumite sume sau care sunt emise pentru furnizori neautorizați.

Automatizarea creează un traseu de audit (audit trail) complet și transparent al tuturor modificărilor și proceselor de facturare. Această trasabilitate facilitează investigarea rapidă a eventualelor suspiciuni de fraudă și contribuie la menținerea integrității proceselor financiare.

Alinierea la reguli și proceduri interne ale firmei

Sistemele automate pot fi programate să se alinieze automat la politicile și procedurile interne ale organizației. Astfel, managerii financiari au certitudinea că toate facturile sunt aprobate de persoanele desemnate înainte de plată, conform regulilor interne. Organizațiile pot configura reguli specifice în sistemele automate, pentru a se adapta la nevoile și riscurile proprii. De obicei, sunt setate limite de aprobat, cerințe de verificare suplimentare pentru anumite sume sau tipuri de facturi și criterii financiare pentru verificarea furnizorilor.

Sistemele automate pot include etape de aprobat și revizuire predefinite, în cadrul modulelor din aplicațiile software dedicate. În acest mod, facturile sunt verificate de mai multe persoane înainte de a fi plătite. Procesul de double checking contribuie la prevenirea plății facturilor frauduloase.

Verificări automate în cadrul fluxurilor operaționale

Automatizarea activităților financiar-contabile include funcții de verificare a corectitudinii facturilor, cum ar fi compararea acestora cu comenzile de achiziție și livrările efectuate. Multe firme utilizează softuri de verificare, pentru identificarea discrepanțelor care ar putea indica o fraudă. Printre cele mai eficiente aplicații de acest tip sunt instrumentele Pluriva ERP de Credit control & Collection, cu rezultate excelente în optimizarea cash-flow-ului și asigurarea stabilității financiare.

Astfel, firmele beneficiază de controlul strict al accesului, asigurându-se că numai persoanele autorizate pot vizualiza, modifica sau aproba facturile. Acest control ajută la prevenirea manipulării frauduloase a informațiilor și documentelor contabile. Datele facturilor sunt criptate și protejate împotriva accesului neautorizat, iar măsurile de securitate integrate în sistemele automate ajută la prevenirea interceptării sau alterării frauduloase a informațiilor de business.

Prin implementarea automatizării facturilor, companiile din diferite domenii îmbunătățesc modul în care gestionează și protejează tranzacțiile financiare. Reduc riscurile de fraude și erorile, asigură transparența proceselor financiare și cresc eficiența operațională, la nivelul întregii organizații.