fbpx
Testeaza DEMO

Facturarea electronică – sistemul e-Factura obligatoriu din 1 ianuarie 2024

Ce înseamnă facturarea electronică și cum funcționează sistemul e-Factura

De la 1 ianuarie 2024, se instituie facturarea electronică obligatorie pentru toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României. Prin utilizarea unor platforme de facturare, e-Factura implică adoptarea de noi tehnologii pentru emiterea şi comunicarea facturilor. În cadrul acestor fluxuri intervine Ministerul Finanțelor, care validează factura, după care o notifică drept emisă către furnizor şi destinatar. La momentul întocmirii unei facturi, aceasta este automat transmisă în format electronic standardizat .xml pe portalul SPV de la ANAF. Dacă factura emisă de firma ta este completată corect, va fi validată, primind confirmare și semnătură de înregistrare la ANAF. Din acel moment, factura nu mai poate fi modificată sau anulată.

 

Gestionezi o firmă sau lucrezi în cadrul unui departament financiar-contabil? Citește și detaliile despre sistemul RO-eFactura, implementat din 2022, ca să înțelegi cum funcționează raportarea obligatorie, ce beneficii aduce și care sunt responsabilitățile pe care le implică. Studiază cu atenție aspectele care țin de legislația fiscală și obligativitatea implementării sistemului e-Factura. Adaptează activitatea din firma ta la noutatea că facturarea între persoanele impozabile din România va deveni exclusiv digitală. Orice tranzacție trebuie să treacă prin sistemul e-Factura, care este sistemul național de facturare și poștă electronică, implementat de ANAF în România pentru emiterea și trimiterea facturilor electronice.

 

Beneficiile facturării electronice pentru companii și consumatori

Facturarea electronică aduce o serie de beneficii semnificative, fiind un sistem eficient pentru IMM-uri și companii mari deopotrivă. Autoritățile fiscale au o imagine de ansamblu, în timp real, asupra execuției bugetare și în următoarea etapă, a tranzacțiilor în relația business-to-business (B2B). Astfel se va reduce evaziunea fiscală și va fi implementat un sistem interconectat cu celelalte sisteme din statele membre ale Uniunii Europene. 

 

Orice firmă va putea participa în procesul de achiziții publice a oricărei entități din oricare stat membru al UE. Un avantaj major al facturării electronice îl reprezintă reducerea costurilor operaționale. Companiile pot economisi până la 60-80% din costurile asociate cu facturarea tradițională prin trecerea la facturarea electronică. Costurile de tipărire, expediere prin poștă și stocare a facturilor pe hârtie devin inutile, iar companiile pot să redirecționeze aceste resurse către alte domenii de activitate.

 

Îmbunătățirea eficienței și productivității reprezintă un alt beneficiu important al facturării electronice. Sistemul e-Factura automatizează procesul de facturare, ceea ce reduce timpul necesar pentru emiterea și trimiterea facturilor. De asemenea, plata online accelerează procesul de încasare a plăților, oferind un flux de numerar mai rapid și mai eficient. Integrează aceste facilități într-un sistem ERP pentru contabilitate creat de specialiștii de la Pluriva, pentru firme din diferite domenii de activitate.

 

Facturarea electronică contribuie la reglementare și conformitate. Reducerea erorilor umane și adecvarea la reglementările fiscale și comerciale sunt asigurate de sistemul e-Factura, care generează facturi în conformitate cu standardele legale. Acest aspect simplifică procesul de audit și reduce riscul de sancțiuni din partea autorităților fiscale. Un alt beneficiu semnificativ al sistemului e-Factura îl reprezintă impactul pozitiv asupra mediului. Prin reducerea consumului de hârtie, companiile care adoptă facturarea electronică contribuie la economisirea resurselor și reducerea risipei. 

 

Folosește soluții Pluriva integrate cu sistemul e-Factura 

Sistemul e-Factura reprezintă o soluție modernă, eficientă și sigură de a gestiona facturarea în mediul de afaceri. Înainte de a începe să folosești sistemul, trebuie să înțelegi funcționalitățile sale esențiale. Înregistrarea pe platformă este primul pas important, urmat de configurarea setărilor contului pentru a se potrivi nevoilor specifice ale afacerii. Interfața utilizatorului este intuitivă și accesibilă, facilitează accesul rapid la toate funcționalitățile sistemului.

 

Beneficiază de avantajele facturării electronice, folosind soluții Pluriva integrate cu sistemul e-Factura. Astfel simplifici generarea și trimiterea facturilor electronice prin sistemul e-Factura. Începe cu selectarea clientului din lista de contacte, urmată de adăugarea produselor sau serviciilor facturate. Sistemul calculează automat totalul facturii, cu aplicarea taxelor. În final, factura este trimisă electronic către client, economisind timp și resurse.

 

Gestionarea facturilor primite este un alt aspect important al utilizării sistemului e-Factura. Facturile pot fi vizualizate, sortate și arhivate în funcție de preferințele fiecărui utilizator. În plus, sistemul oferă posibilitatea de a răspunde la facturi și de a gestiona eventualele dispute, asigurând un proces de facturare transparent și eficient.

 

Securitatea și confidențialitatea datelor sunt aspecte centrale ale sistemului e-Factura. Alege sistemul software de gestiune a afacerii Pluriva ERP, integrat cu e-Factura. Astfel te asiguri că raportezi facturile în formatul solicitat de Administrația fiscală. În plus, beneficiezi de autentificarea în doi pași, criptarea datelor, politica de confidențialitate a platformei și de măsurile de securitate implementate pentru a proteja informațiile financiare și personale ale utilizatorilor.

 

În contextul digitalizării tot mai accentuate a mediului de afaceri, conform datelor Eurostat, 85% dintre companiile din Uniunea Europeană utilizează facturarea electronică. Adoptarea acestui sistem nu doar că îmbunătățește eficiența proceselor interne, dar constituie și un pas important în direcția conformării cu noile reglementări legislative care prevăd trecerea obligatorie la facturarea electronică începând cu anul 2024.

Sistemul software de gestiune a afacerii Pluriva ERP este integrat cu e-Factura

Cum folosești sistemul Pluriva ERP pentru generarea facturilor în formatul cerut de programul național RO-eFactura

Firmele din România au obligația, în perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura. Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional privind factura electronică este de maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

 

Sistemul integrat de gestiune a afacerii Pluriva ERP este actualizat cu noutățile aduse de sistemul RO-eFactura, astfel încât toți clienții noștri  să poată raporta facturile in formatul solicitat de Administratia fiscala. Împreună cu partenerii Pluriva, companii de servicii contabile cu experiență amplă în fiscalitatea din România, echipa noastră de consultanți a pregătit aplicația Pluriva în vederea emiterii fișierului în formatul RO-eFactura.  Clientii nostri utilizeaza aceste functionaitati din anul 2022, astfel ca am dobandit o experienta amplă in implementarea fluxurilor privind raportarea, stocarea și descărcarea facturilor în sistemul național eFactura. Am pus la dispozitia clientilor prezentarea detaliata a noutatilor aparute, precum si configurarile ce sunt necesare pentru implementarea fluxului.

 

Facturile de vânzare sunt transmise către sistemul electronic, în formatul cerut de autoritățile fiscale. După validarea facturii electronice în sistem, statusul facturii se va transmite automat în Pluriva ERP. În cazul în care sistemul ANAF respinge o factură, aceasta va fi marcată ca atare în aplicația Pluriva, pentru corectare.

 

Solutia integrata Pluriva ERP este un program de gestiune a afacerii folosit cu succes de peste 1.500 de clienti, din diferite domenii de activitate: distributie, servicii, productie sau retail.

Pluriva se află în avangarda soluțiilor informatice de tip ERP și pregătește din timp funcționalitățile necesare pentru a acoperi modificările fiscale. Lucrăm intens împreună cu partenerii noștri, companii de referință în domeniul fiscal-contabil, pentru a analiza aceste modificări fiscale și pentru a veni cu soluții în sprijinul companiilor. 

 

Afaceri de zeci de milioane de euro, cu mii de angajați, se bazează în activitatea de zi cu zi pe soluțiile Pluriva ERP. Distribuție, producție, retail, servicii, contabilitate, resurse umane sau echipamente – acestea sunt principalele domenii în care își desfășoară activitatea clienții Pluriva. 

Tuturor clienților noștri le livrăm la timp actualizările legislative în domeniul fiscal și le confirmăm astfel că au făcut alegerea corectă să se bazeze în activitatea lor pe aplicația Pluriva ERP.

 

Alexandra BrehuiDirector Implementare

RO-eFactura. Generarea facturilor în formatul cerut de sistemul sistemul național RO-eFactura, de la 1 iulie 2022

Cum folosești sistemul Pluriva ERP pentru generarea facturilor în formatul cerut de programul național RO-eFactura

Furnizorii de produse și servicii pentru firmele de stat, precum și furnizorii de produse cu risc fiscal ridicat, cum ar fi legume, fructe, apă minerală, încălțăminte, alcool, haine, îmbrăcăminte sau nisip, sunt obligați, începând cu data de 01 iulie 2022, să trimită facturile emise către sistemul național privind facturarea electronică RO-eFactura. 

 

Prin opțiune, sistemul RO-eFactura poate fi folosit de orice firmă, indiferent de natura clienților și de tipul de produse.

 

Aplicația Pluriva ERP este actualizată cu noutățile aduse de sistemul RO-eFactura, astfel încât clienții să poată raporta facturile in formatul solicitat de Administratia fiscala. Împreună cu partenerii noștri, companii de servicii contabile cu experiență amplă în fiscalitatea din România, echipa noastră de consultanți a pregătit aplicația Pluriva în vederea emiterii fișierului în formatul RO-eFactura.

 

Pentru prezentarea modului de lucru în sistemul Pluriva pentru emiterea facturilor electronice, vă invităm să descărcați documentul de mai jos.

 

Iată principalele întrebări la care vom răspunde în cadrul documentului de prezentare:

 

Cum utilizezi sistemul Pluriva ERP pentru trimiterea facturilor de client către aplicația RO-eFactura?

Care e cadrul legal pentru implementarea sistemului național privind factura electronică RO-eFactura - OUG 130 / 2022?

Ce firme sunt obligate să raporteze în sistemul eFactura facturile emise?

Cine se poate înscrie în mod voluntar pentru a folosi factura electronică?

Ce structură are fișierul de raportare?

Care este încadrarea produselor și a clienților în categoriile din nomenclatorul ANAF pentru RO-eFactura?

Ce am de făcut pentru generarea și depunerea raportării?

Cum verific, direct din aplicația Pluriva, dacă datele raportate au fost preluate corect și nu sunt erori?

“După upgrade-ul major al aplicației Pluriva ERP, pentru generarea raportării SAF-T 2022 – Declarația D406, Pluriva își păstrează locul în avangarda soluțiilor software de afaceri de tip ERP din România, prin acest nou upgrade. Am pregătit o soluție tehnică și de business pentru generarea facturii electronice conform reglementărilor ANAF. Obiectivul Pluriva este să ajutăm toți clienții să emită și să trimită fișierele RO-eFactura direct din aplicația Pluriva.”

Alexandra BrehuiDirector Implementare

Facturare electronică: Ce este, avantaje, softuri utile

Digitalizarea reprezintă o prioritate pentru toate firmele care vor să-și îmbunătățească eficiența și să atingă obiectivele de performanță. În acest context, activitatea din departamentele contabilitate și financiar trebuie reformată prin eliminarea hârtiilor și introducerea facturilor electronice. Vă prezentăm în continuare ce înseamnă conceptul de facturare electronică, ce beneficii aduce companiilor și cum poate fi implementat rapid și personalizat:

 

Ce înseamnă facturare electronică

Facturarea electronică reprezintă un sistem informatic ce permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor fără să mai fie necesare fluxurile fizice de acte și documente financiar-contabile. 

 

Aceste aplicații software sunt utilizate în relația cu autoritățile fiscale (denumite și B2G - Business to Government), prin programul e-Factura. Sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu din luna iunie 2022, iar din aprilie 2022 poate fi utilizat și în activitățile B2B (Business to Business), adică în tranzacțiile comerciale cu  furnizorii, colaboratori și beneficiari ai unei firme.

 

Sistemul naţional privind factura electronică, reglementat prin OUG nr. 120/2021, va opera cu documente emise, transmise și recepționate în format electronic structurat de tip XML (Extensible Markup Language), care permite prelucrarea electronică şi automată.

 

Avantajele utilizării de facturi electronice

În cadrul unor soluții digitale pentru IMM-uri și pentru companii de mari dimensiuni, utilizarea de sisteme ERP pentru digitalizarea, automatizarea și centralizarea facturilor prezintă următoarele avantaje:

 

Reducerea costurilor cu emiterea,  transmiterea și arhivarea facturilor

 

Prin eliminarea facturilor în format fizic și înlocuirea lor cu facturi electronice scad semnificativ costurile pe care o companie le are cu emiterea, transmiterea și arhivarea documentelor financiar-contabile. Prin modulele specifice, Pluriva ERP oferă mobilitate totală, reducerea costurilor logistice și o mai bună colaborare între departamente. 

 

Reducerea timpului de trimitere și de recepționare pentru facturi

 

Timpul înseamnă bani, iar facturarea electronică economisește timp, pentru că elimină etapele de transmitere fizică a facturilor (printarea documentelor, centralizarea corespondenței, transmiterea prin poștă sau curier, recepționarea corespondenței, redirecționarea facturilor pentru fiecare departament în vederea efectuării plăților).

 

Creșterea eficienței procesului de livrare a facturilor

 

Prin reducerea costurilor și a timpului de realizare și transmitere se înregistrează o creștere a eficienței la nivelul întregului proces de livrare a facturilor. Astfel scade numărul retururilor, pentru că nu mai există riscul ca plicurile cu documente să ajungă la adrese greșite sau neactualizate. Facturarea electronică permite tracking-ul  facturilor transmise, prin confirmare de primire și bife automate în sistem.

 

Scăderea timpilor de accesare a facturilor

 

Arhivarea electronică reprezintă o excelentă ocazie de a reduce birocrația și de a scădea timpul mediu alocat accesării unei facturi. Soluțiile ERP cuprind module specializate pe contabilitate, financiar, mijloace fixe, flux de numerar, bancă electronică și bugete. 

 

Reducerea spațiului necesar pentru stocarea și arhivarea facturilor

 

Un avantaj important al utilizării de facturi electronice este reducerea spațiului de depozitare a arhivelor cu documente financiar-contabile. Nu mai este nevoie de sute de bibliorafturi și zeci de fișete pentru păstrarea dosarelor pe fiecare lună și an de activitate.

 

Creșterea siguranței și securității în utilizarea datelor financiare

 

Facturarea electronică este mai sigură, atât din punct de vedere al accesului la datele financiare, cât și al securității cibernetice. Prin facilitățile de semnătură electronică, criptare, parolare și securizare a protocoalelor de transmitere a documentelor, activitatea companiei este mai bine protejată. 

 

Protejarea mediului prin reducerea consumului de hârtie 

 

În strategiile de antreprenoriat inovativ adoptate de multe companii din România, protecția mediului înconjurător este o prioritate. Utilizarea facturilor electronice ajută la îndeplinirea obiectivelor ecologice, pentru că reduce consumul de hârtie și elimină transporturile poluante, care erau necesare pentru transmiterea documentelor în format fizic. 

Sisteme și aplicații software pentru facturare electronică 

Pentru firmele care vor să implementeze sisteme moderne de facturare electronică, Pluriva a realizat softuri pentru e-commerce și aplicații moderne de tip ERP, CRM, EDI ș.a. 

 

Aceste soluții software sunt integrate rapid și eficient în sistemele informatice existente în fiecare companie și permit scalarea afacerilor, extinderea activităților și corelarea datelor financiare utilizate în diferite centre de cost.

 

Utilizatorii Pluriva ERP care vor să genereze facturi electronice în formatul   e-Factura sau alte sisteme similare au la dispoziție posibilitatea de generare a documentelor direct din aplicația Pluriva. Orice modificare legislativă și procedurală este actualizată în cadrul programului, astfel încât firmele lucrează de fiecare dată cu versiunile cele mai noi și emit documente financiar-contabile corecte, complete, adecvate cerințelor din normele fiscale, comerciale și juridice.