fbpx

Prin Portal Angajat, reduci cu pana la 98% timpul administrarii cererilor de concediu

Ne apropiem de sfârșitul perioadei concediilor în România, iar numarul de angajati ce frecventeaza departamentul de HR in vederea depunerii cererilor pentru concediul de odihna a devenit tot mai mare. Numarul salariatilor români ce isi impart concediul anual in mai multe mini-vacante luate si in afara lunilor de vara este in crestere in Romania, potrivit unui studiu al companiei de servicii de externalizare resurse umane si salarizare, Morgan Sol.

In anul 2017, peste 50% din cererile de concediu inregistrate de angajatii clientiilor Morgan Sol au fost pentru lunile iulie si august, iar in 2018 acest numar a scazut la doar 27% pentru aceeasi perioada, din totalul zilelor de concediu luate in decursul unui an - potrivit analizei extrase din  reasearch-ul Morgan Sol.

 

Trendul descendent se datoreaza faptului ca tot mai multi angajati au ales sa isi fragmenteze concediul de odihna in mai multe perioade ale anului. Anul acesta trendul pare ca se pastreaza, iar salariatii obisnuiesc sa petreaca mai multe concedii de odihna, pe o perioada mai scurta de timp.

 

Cum ne influenteaza pe noi managerii, specialistii sau consultantii in resurse umane aceste informatii si ce impact au asupra activitatii noastre? Daca pana in 2017 volumul de munca depus pentru inregistrarea, centralizarea si aprobarea cererilor de concediu se concentra doar intr-o singura perioada, de anul trecut aceste procese se desfasoara pe parcursul intregului an calendaristic.

 

Aparent, divizarea concediilor de odihna in mai multe intervale din an simplifica si munca depusa de departamentele de HR deoarece aceasta se imparte in mai multe perioade, situatia este alta. Avand in vedere ca numarul perioadelor de concediu de odihna a crescut, si numarul cererilor de concediu depuse este mai mare. Sa ne imaginam ca pentru fiecare perioada un angajat depune cel putin o cerere de concediu. Daca salariatul isi planifica trei vacante in decursul unui an, inseamna ca vor exista trei cereri de concediu doar de la acesta.

Solutiile self service pentru departamentele de resurse umane

Ce se intampla atunci cand compania in care activam sau cea pentru care oferim servicii de administrare HR & Payroll are un numar mare de angajati, iar volumul de munca rezultat de aici depaseste cu mult resursele noastre? Cum reusim sa centralizam volumul mare de documente si cum solutionam toate cererile venite din partea angajatilor? Cum procedam atunci cand nu avem la dispozitie un mecanism de comunicare eficient intre departamentul de HR si salariati?

Responsabilitatile departamentului de resurse umane:

Toate cererile de concediu trebuie sa fie aprobate inainte ca angajatul sa plece in vacanta

Toate cererile de concediu trebuie sa fie centralizate in programul de salarizare, in pontajul zilnic si in lista de prezenta

Numarul zilelor de concediu disponibile pentru fiecare salariat trebuie sa fie actualizat in permanenta 

Este necesar sa ne asiguram ca toate concediile acordate nu se vor suprapune si nu vor prejudicia activitatea companiei

Trebuie sa ne asiguram ca fiecare salariat asigura continuitate in activitatea si sarcinile pe care le are de indeplinit

 

In special pentru companiile care proceseaza un numar mare de salariati sunt necesare instrumente pentru eficientizarea procesului de introducere cereri de concediu -> centralizare -> aprobare. Pluriva HCM este un soft de resurse umane performant, dezvoltat pentru departamentele de HR&Payroll de o companie 100% romaneasca. In prezent, Pluriva HCM este implementata la peste 700 de clienti din diverse domenii de activitate, avand peste 200 de modele de documente disponibile pentru administrarea de personal.

 

Componenta tip „Self-Service Portal Angajat” face parte din solutia Pluriva HCM si ofera suport angajatilor si acces la toate informatiile de care au nevoie, specifice rolului lor de salariati. Zilnic + 3 500 de angajati se conecteaza in portal si isi administreaza individual o buna parte din informatiile prezente in dosarele lor de personal.

„Volumul de munca pentru procesarea cererilor de concediu in perioada verii nu creste semnificativ. Estimez ca timpul alocat creste cu 10% fata de perioadele in care nu sunt asa multe concedii de odihna. Este adevarat ca diferenta destul de mica de efort vine mai ales din faptul ca softul Pluriva pe care-l folosim ne usureaza munca si reduce cu mult din procesele manuale desfasurate fara o astfel de aplicatie.”

Camelia MorticiManaging Director, Morgan Sol

7 motive pentru a alege instrumentul self service Portal Angajat integrat in aplicatia software Pluriva HCM

Permite angajatilor sa solicite online aprobarea zilelor de concediu

Poate obliga angajatii sa asigure un inlocuitor pentru perioada in care lipsesc

Construieste un management administrativ eficient si bine pus la punct in relatia dintre departamentele de HR si angajati

Reduce la 0 transferul de informatii pe hartie

Cererile de concediu sunt transmise online catre departamentele de resurse umane si sunt centralizate electronic

Actualizarea numarului zilelor de concediu disponibile pentru fiecare angajat este realizata automat, dupa aprobarea acestora

Initierea sau depunerea unei cereri de concediu se realizeaza in cateva secunde.

Timp redus cu pana la 98% pentru autorizarea unei cereri de concediu cu trei niveluri de aprobare ierarhice

Organigrama este o alta functionalitate prezenta in modulul Portal Angajat din Pluriva HCM. Cu ajutorul acesteia, poti seta pentru fiecare solicitare venita din partea angajatilor pana la trei niveluri ierarhice de aprobare/ solutionare a acesteia. Tinand cont de functia pe care un angajat o ocupa si de task-urile zilnice, cererea de concediu poate ajunge pana la CEO-ul sau directorul general al companiei. Procesul de aprobare/ respingere este automatizat, iar timpul necesar acestei proceduri este diminuat la doar 38 de secunde.

 

Activitatea departamentul de resurse umane este usurata de transferul online de informatii si de centralizarea electronica si automata a documentelor ce tin de cererile de concediu.

Din experienta stim cat de important este timpul pentru departamentele de resurse umane. Tocmai de accea Pluriva HCM si componenta Portal Angajat ofera cinci beneficii majore personalul din domeniul HR: in primul rand reduce birocratia din activitatea departamentului de resurse umane prin intermediul transferului online de informatii; Apoi, permite salariatilor sa solicite online documente sau aprobarea zilelor de concediu; Ofera angajatilor acces rapid si in timp real la toate informatiile lor; Permite salariatilor sa vizualizeze locul sau nivelul pe care il ocupa in companiei cu ajutorul „Organigramei”; Nu in ultimul rand, automatizeaza un procent semnificativ din relatia pe care departamentele de HR o au cu angajatii.

Andrei SlușarencuHCM Division Manager, Pluriva