Cum să gestionezi eficient relațiile comerciale cu furnizorii

Alege furnizorii potriviți

Selectarea furnizorilor reprezintă primul pas în construirea unor relații comerciale de succes. Iată cum poți face această alegere:

• • stabilește necesarul de aprovizionare al afacerii, cu ajutorul unor module software specializate, precum Achiziții și Logistică de la Pluriva ERP;
• • evaluează experiența furnizorilor – verifică reputația furnizorilor, portofoliul de clienți și istoricul de livrări;
• • cere oferte personalizate – compară mai multe opțiuni și identifică furnizorii care îți oferă cel mai bun raport calitate-preț;
• • testează colaborarea cu furnizorii – începe cu o comandă mică, pentru a evalua performanța furnizorului înainte de a încheia un contract pe termen lung.

Stabilește termeni contractuali clari

Un contract bine redactat minimizează riscurile, elimină neclaritățile și asigură că ambele părți sunt aliniate în ceea ce privește așteptările. Iată cum să stabilești termeni contractuali clari cu furnizorii:

Definește obiectivele și nevoile afacerii tale

Înainte de a începe negocierile contractuale, asigură-te că știi exact ce ai nevoie de la furnizor:

• • tipul produselor/serviciilor – specifică în detaliu cerințele tehnice sau de calitate;
• • cantitatea -stabilește volumele estimate sau cerințele pentru livrările recurente;
• • termenele – definește deadline-uri clare pentru livrare.

Specifică prețurile și condițiile financiare

Unul dintre cele mai importante aspecte ale unui contract este detalierea prețurilor și condițiilor financiare. Iată ce să incluzi:

• • prețuri unitare – stabilește un preț fix pentru fiecare produs sau serviciu;
• • reduceri – menționează condițiile pentru discounturi, cum ar fi volumul comandat;
• • condiții de plată – precizează termenele de plată (de exemplu, 30 de zile de la emiterea facturii) și metodele acceptate (transfer bancar, card etc.);
• • penalități pentru întârzieri – adaugă clauze care specifică dobânzi sau penalități aplicate pentru întârzierea plăților.

Detaliază termenele de livrare

Un alt element cheie este clarificarea termenelor de livrare. Include:

• • calendarul livrărilor -stabilește date specifice pentru livrări unice sau recurente;
• • locul livrării -menționează clar adresa sau locația unde trebuie trimise produsele;
• • responsabilitatea transportului – specifică cine este responsabil pentru costurile și organizarea transportului, mai ales dacă este vorba de furnizori 3 PL.

Definește standardele de calitate

Un contract solid trebuie să stabilească ce înseamnă un produs sau serviciu de calitate, pentru a evita conflictele. Asigură-te că documentul include:

• • specificații detaliate – enumeră standardele sau certificările necesare (ISO, HACCP etc.);
• • metode de inspecție – indică dacă livrările vor fi verificate la recepție și cum se vor face controalele;
• • clauze pentru neconformitate – adaugă penalități sau drepturi de retur în cazul în care produsele nu îndeplinesc cerințele.

Include clauze pentru modificări și renegocieri

Un contract flexibil trebuie să ia în calcul schimbările care pot apărea pe parcursul colaborării. Menționează:

• • procedura pentru renegociere – stabilește cum vor fi discutate și aprobate eventualele ajustări de prețuri sau termene;
• • cazurile de forță majoră – include o clauză care definește ce se întâmplă în caz de situații imprevizibile, cum ar fi dezastre naturale sau crize economice;
• • indexarea prețurilor – dacă prețurile produselor sunt sensibile la fluctuații de pe piață, definește condițiile pentru ajustarea lor (de exemplu, pe baza unui indice economic).

Reglementează drepturile și obligațiile părților

Este important să incluzi o secțiune clară care definește responsabilitățile fiecărei părți.

• • obligațiile furnizorului – respectarea termenelor, calitatea produselor, livrările complete;
• • obligațiile firmei tale – plata la timp, comunicarea corectă a cerințelor sau modificărilor;
• • clauze de confidențialitate – protejează informațiile sensibile sau secretele comerciale.

Stabilește proceduri pentru soluționarea conflictelor

Chiar și cele mai bine redactate contracte pot duce la dispute. În acest sens, contractul trebuie să includă:

• • metode de rezolvare – negociere, mediere sau arbitraj;
• • jurisdicția – precizează legea aplicabilă și instanța ce are autoritatea de a rezolva eventualele conflicte;
• • termene limită – stabilește intervale clare pentru soluționarea litigiilor.

Pe măsură ce relația comercială evoluează, asigură-te că termenii contractuali sunt revizuiți periodic pentru a reflecta noile condiții sau cerințe.

Monitorizează performanța furnizorilor prin Supplier Relationship Management (SRM)

Monitorizarea performanței furnizorilor prin Supplier Relationship Management (SRM) implică procese structurate și instrumente dedicate, pentru evaluarea și îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii:

Stabilește indicatorilor de performanță (KPIs)

• • calitatea produselor/serviciilor – rata defectelor, conformitatea cu specificațiile;
• • punctualitatea livrării – respectarea termenelor de livrare;
• • costuri – competitivitatea prețurilor, respectarea bugetului;
• • flexibilitate – capacitatea de a răspunde la modificări ale cererii;
• • inovație – aportul în dezvoltarea de produse noi sau optimizarea proceselor;
• • sustenabilitate – respectarea standardelor de mediu și sociale.

Colectarea și analiza datelor

Monitorizarea performanței furnizorilor necesită o colectare constantă a datelor din diferite surse:

• • date operaționale – din procese interne (livrări, comenzi, calitate);
• • feedback de la departamente interne – logistică, producție, achiziții;
• • evaluări periodice – realizate pe baza KPI-urilor prestabilite;
• • instrumente tehnologice – utilizarea unor module de Rapoarte și analize din Pluriva ERP care integrează date în timp real.

Realizarea evaluărilor periodice

Planifică evaluări periodice, precum:

• • audituri de performanță – verificări amănunțite ale proceselor și conformității furnizorului;
• • revizuiri trimestriale sau semestriale – întâlniri pentru a discuta rezultatele și a stabili acțiuni corective, dacă este necesar.

Clasificarea și segmentarea furnizorilor

Clasifică furnizorii în funcție de importanța lor strategică și performanță:

• • furnizori strategici – furnizori critici pentru afacerea ta, cu care trebuie să menții o relație strânsă;
• • furnizori tactici – furnizori cu un impact operațional mediu, dar care pot fi înlocuiți mai ușor;
• • furnizori de bază – furnizori cu impact redus, utilizați pentru produse sau servicii standardizate.

Feedback constant și colaborare

• • furnizarea de feedback în timp real către furnizori pe baza rezultatelor KPI-urilor;
• • promovarea colaborării prin ședințe regulate, pentru a identifica și implementa îmbunătățiri;
• • stabilirea unui proces de comunicare transparent.

Utilizarea tehnologiei pentru SRM

Folosirea unui software dedicat SRM ajută la centralizarea informațiilor și automatizarea proceselor:

• • sisteme care oferă grafice și scorecarduri din ERP despre activitatea furnizorilor;
• • funcționalități pentru urmărirea istoricului colaborării cu furnizorii și identificarea tendințelor;
• • integrarea cu alte sisteme ERP pentru a obține o viziune completă asupra lanțului de aprovizionare.

Gestionarea riscurilor

Monitorizarea performanței trebuie corelată cu gestionarea riscurilor asociate:

• • evaluarea capacității furnizorului de a face față problemelor neașteptate;
• • crearea unui plan de continuitate, pentru a reduce impactul potențial al problemelor furnizorilor.

Îmbunătățirea continuă

Pe baza datelor și analizelor obținute, identifică:

• • zonele în care furnizorii trebuie să îmbunătățească performanța;
• • metode de optimizare a proceselor, fie prin schimbarea furnizorilor, fie prin training sau suport tehnologic.

Prin implementarea recomandărilor prezentate, vei afla cum să implementezi strategii de afaceri eficiente, pentru gestionarea relațiilor comerciale cu furnizorii. Colaborează cu firme IT furnizoare de soluții și servicii informatice, sisteme integrate de gestiune a afacerii de tip ERP și dezvoltare software.