Automatizarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor: avantaje și implementare

Avantajele automatizării proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor

Vei găsi frecvent în soluțiile moderne de contabilitate pentru firme opțiunea de închidere a veniturilor și cheltuielilor (Closing Entry). Aceasta constă stingerea conturilor temporare pentru a pregăti înregistrările contabile pentru următorul exercițiu financiar. Conturile temporare includ de obicei conturile de venituri, cheltuieli și câștiguri/pierderi, iar închiderea lor are scopul de a transfera soldurile acestor conturi în conturi permanente, cum ar fi contul de profit nerepartizat sau alte conturi de capital propriu.

Automatizarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor aduce numeroase avantaje pentru companii:

• • eficiență crescută – reducerea timpului de procesare a documentelor contabile, prin eliminarea multor activități manuale și repetitive;
• • precizie și reducerea erorilor – validarea automată a datelor, pentru a asigura corectitudinea tranzacțiilor;
• • conformitate îmbunătățită – respectarea regulilor și normelor contabile este mai ușor de gestionat prin integrarea algoritmilor și verificărilor automate, inclusiv audit trail-uri detaliate, simplificând procesul de raportare și inspecție;
• • costuri reduse – optimizarea resurselor prin alocarea angajaților către sarcini mai complexe și cu valoare adăugată;
• • transparență și vizibilitate – automatizarea oferă o imagine clară și în timp real asupra stării veniturilor și cheltuielilor;
• • flexibilitate și scalabilitate – softurile de contabilitate și financiar pot gestiona un volum mai mare de date pe măsură ce compania crește și pot fi integrate cu alte sisteme, cum ar fi ERP (Enterprise Resource Planning) sau BI (Business Intelligence);
• • îmbunătățirea procesului decizional – accesul rapid la date financiare precise permite luarea unor decizii mai bine fundamentate, iar reducerea timpului de închidere a perioadelor contabile lasă mai mult timp pentru analiză strategică.

O variantă eficientă este implementarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor în cadrul unui ERP. Astfel, automatizarea este realizată prin funcții personalizate sau module specifice în cadrul aplicațiilor Contabilitate și Financiar (rapoarte și control pentru management, mișcări pe conturi, exerciții contabile, control financiar în timp real, integrare contabilă, confirmări de sold etc.).

Implementarea automatizării procesului de Closing Entry

Etapele principale în procesul de închidere a veniturilor și cheltuielilor sunt:

• • revizuirea conturilor de venituri și cheltuieli – verificarea tuturor conturilor de venituri și cheltuieli pentru a identifica eventualele erori sau tranzacții omise, plus confirmarea că toate veniturile și cheltuielile aferente perioadei respective au fost înregistrate corect;
• • calcularea rezultatului exercițiului – determinarea diferenței dintre veniturile totale și cheltuielile totale, pentru a stabili profitul sau pierderea perioadei (rezultatul exercițiului se reflectă în contul 121 „Profit și pierdere”);
• • închiderea conturilor de venituri – transferul soldurilor din conturile de venituri (clasa 7) în contul 121 și înregistrarea contabilă: Debit conturi din clasa 7 (Venituri) și Credit cont 121;
• • închiderea conturilor de cheltuieli – transferul soldurilor din conturile de cheltuieli (clasa 6) în contul 121;
• • analiza rezultatului – revizuirea contului 121 „Profit și pierdere”, pentru a confirma corectitudinea calculelor și a înregistrărilor, inclusiv verificarea că soldul reflectă corect rezultatul final al exercițiului financiar;
• • repartizarea rezultatului exercițiului – după închiderea conturilor, rezultatul obținut (profit sau pierdere) este repartizat conform deciziilor conducerii sau reglementărilor legale: profitul poate fi repartizat pentru rezerve, dividende, sau reinvestire, iar pierderile vor fi acoperite conform politicilor contabile;
• • documentarea și arhivarea – pregătirea rapoartelor finale (situațiile financiare) care includ contul de profit și pierdere, asigurarea că toate documentele justificative sunt arhivate conform legislației aplicabile.

După efectuarea închiderilor, conturile temporare ar trebui să aibă un sold de zero. Creează scenarii de test pentru diferite situații (profit, pierdere, solduri nule). Validează rezultatele pentru a te asigura că soldurile conturilor temporare sunt închise corect.

În continuare, pregătește conturile pentru înregistrările următorului exercițiu financiar. Alege programe software ce includ funcții automatizate pentru Closing Entry, reducând timpul și riscul de erori manuale. Aceste funcții pot genera automat închiderile contabile în baza regulilor predefinite, asigurând conformitatea cu standardele contabile naționale și, dacă este cazul, internaționale (IFRS – Standardele Internaționale de Raportare Financiară, US GAAP ș.a.).

Închiderea veniturilor și cheltuielilor – recomandări și soluții informatice

Cele mai populare soluții informatice pentru închiderea veniturilor și cheltuielilor sunt:

• • sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) – permit reconcilierea automată, generarea rapoartelor și transferul soldurilor către contul de profit și pierdere;
• • software de contabilitate dedicat – ideale pentru întreprinderile mici și mijlocii datorită ușurinței de utilizare și costurilor accesibile;
• • automatizări ale proceselor robotizate (RPA) – utilizate la automatizarea sarcinilor repetitive din procesul de închidere, cum ar fi reconcilierea și generarea de rapoarte;
• • soluții de management al documentelor și fluxurilor de lucru – pot fi integrate pentru gestionarea documentației necesare procesului de închidere și pentru facilitarea colaborării între echipe;
• • softuri de generarea și analiză a rapoartelor financiare – soluții de raportare sau modulele de analiză din software-ul de contabilitate, pentru a obține o imagine clară a performanțelor financiare înainte de închiderea finală.

În funcție de domeniul de activitate al firmei tale, optează pentru aplicații de Closing Entry și module de contabilitate personalizate:

• • companii de retail – integrarea cu platformele de e-commerce pentru urmărirea automată a veniturilor generate online, închiderea veniturilor din vânzări zilnice și calcularea costurilor asociate cu achizițiile și stocurile;
• • firme din industria prelucrătoare – urmărirea cheltuielilor legate de producție (materii prime, forță de muncă, energie) și a veniturilor din vânzările de produse finite, cu reconcilierea automată a datelor dintre departamentele de producție și cele financiare;
• • servicii financiare – calcularea și închiderea automată a comisioanelor, dobânzilor și altor tipuri de venituri, monitorizarea în timp real a cheltuielilor operaționale și administrative;
• • companii de tehnologie și IT – automatizarea veniturilor din abonamente sau contracte de servicii recurente, gestionarea costurilor legate de dezvoltare, licențe software și infrastructură;
• • operatori economici din domeniul sănătății – urmărirea veniturilor din servicii medicale și cheltuielile cu materialele și echipamentele, automatizarea procesului de facturare și închiderea conturilor aferente.

Prin automatizarea proceselor de închidere a veniturilor și cheltuielilor, firma ta va reuși să-și mențină competitivitatea și să-și optimizeze operațiunile financiare. Implementarea aplicațiilor informatice dedicate trebuie personalizată și planificată în detaliu, pentru a răspunde nevoilor unice ale fiecărei industrii. Testează DEMO Pluriva și alege soluția potrivită, cu funcționalități adaptate companiei tale!