Cum ajută automatizarea facturilor la reducerea riscului de fraudă?

Îmbunătățirea controlului și a monitorizării facturilor

Sistemele automate de tip ERP contabilitate și financiar au module specializate, prin care se verifică în mod constant datele facturilor, inclusiv suma, datele de plată și informațiile despre furnizori. Aceste verificări ajută la identificarea și blocarea facturilor care nu respectă standardele predefinite sau care conțin informații suspecte. Automatizarea permite compararea detaliilor din facturi cu acelea din comenzile de achiziție și livrările efectuate, asigurându-se că suma facturată corespunde cu ceea ce a fost comandat și livrat. Discrepanțele sunt semnalizate pentru revizuire și validare suplimentară.

Prin automatizarea procesului de facturare, erorile umane legate de introducerea manuală a datelor sunt reduse semnificativ. O mai mică intervenție umană în procesul de facturare reduce riscurile de manipulare sau de creare a facturilor false. Prin standardizarea facturării, firmele se asigură că toate documentele financiar-contabile sunt procesate conform acelorași standarde și proceduri, eliminând variațiile care pot apărea în cazul procesării manuale.

Audit și rapoarte financiare detaliate

Automatizarea permite generarea de rapoarte detaliate și analize ale tuturor tranzacțiilor. Aceste rapoarte ajută la identificarea modelelor neobișnuite și a potențialelor încercări de fraudă, oferind o bază solidă pentru luarea deciziilor și implementarea măsurilor corective.

Sistemele automate generează un traseu de audit (audit trail) complet pentru fiecare factură, inclusiv informații despre modificări, aprobări și plăți. Acest traseu facilitează monitorizarea și investigarea tranzacțiilor, pentru identificarea rapidă a oricăror activități suspecte.

Implementarea unor algoritmi de detectare a fraudelor

Sistemele automate pot fi echipate cu algoritmi care analizează datele, pentru a detecta comportamente și anomalii suspecte. De exemplu, semnalează facturi cu sume neobișnuit de mari sau cu date de plată care nu sunt aliniate la practicile obișnuite ale organizației. La nivelul fiecărei firme pot fi configurate reguli pentru identificarea comportamentelor neobișnuite sau a potențialelor fraude. În cadrul sistemului de facturare electronică, există opțiunea de setare alerte pentru facturi care depășesc anumite sume sau care sunt emise pentru furnizori neautorizați.

Automatizarea creează un traseu de audit (audit trail) complet și transparent al tuturor modificărilor și proceselor de facturare. Această trasabilitate facilitează investigarea rapidă a eventualelor suspiciuni de fraudă și contribuie la menținerea integrității proceselor financiare.

Alinierea la reguli și proceduri interne ale firmei

Sistemele automate pot fi programate să se alinieze automat la politicile și procedurile interne ale organizației. Astfel, managerii financiari au certitudinea că toate facturile sunt aprobate de persoanele desemnate înainte de plată, conform regulilor interne. Organizațiile pot configura reguli specifice în sistemele automate, pentru a se adapta la nevoile și riscurile proprii. De obicei, sunt setate limite de aprobat, cerințe de verificare suplimentare pentru anumite sume sau tipuri de facturi și criterii financiare pentru verificarea furnizorilor.

Sistemele automate pot include etape de aprobat și revizuire predefinite, în cadrul modulelor din aplicațiile software dedicate. În acest mod, facturile sunt verificate de mai multe persoane înainte de a fi plătite. Procesul de double checking contribuie la prevenirea plății facturilor frauduloase.

Verificări automate în cadrul fluxurilor operaționale

Automatizarea activităților financiar-contabile include funcții de verificare a corectitudinii facturilor, cum ar fi compararea acestora cu comenzile de achiziție și livrările efectuate. Multe firme utilizează softuri de verificare, pentru identificarea discrepanțelor care ar putea indica o fraudă. Printre cele mai eficiente aplicații de acest tip sunt instrumentele Pluriva ERP de Credit control & Collection, cu rezultate excelente în optimizarea cash-flow-ului și asigurarea stabilității financiare.

Astfel, firmele beneficiază de controlul strict al accesului, asigurându-se că numai persoanele autorizate pot vizualiza, modifica sau aproba facturile. Acest control ajută la prevenirea manipulării frauduloase a informațiilor și documentelor contabile. Datele facturilor sunt criptate și protejate împotriva accesului neautorizat, iar măsurile de securitate integrate în sistemele automate ajută la prevenirea interceptării sau alterării frauduloase a informațiilor de business.

Prin implementarea automatizării facturilor, companiile din diferite domenii îmbunătățesc modul în care gestionează și protejează tranzacțiile financiare. Reduc riscurile de fraude și erorile, asigură transparența proceselor financiare și cresc eficiența operațională, la nivelul întregii organizații.