Pontaj electronic: Ce este, avantaje, cum alegi softul potrivit

Cea mai importantă resursă a unei firme sunt oamenii ei, de aceea este foarte important ca liderii unei companii să implementeze soluții HCM (Human Capital Management), prin care să gestioneze în mod adecvat relațiile de muncă, respectarea obiectivelor, principiilor și valorilor care stau la baza culturii organizaționale.

În acest context, se impune digitalizarea activităților de resurse umane, iar una dintre primele acțiuni de optimizat este cea de pontare a orelor de lucru. Vă prezentăm în continuare ce reprezintă pontajul electronic, cum poate fi implementat în cadrul firmei și ce aplicații software sunt necesare:

Ce reprezintă pontajul electronic

Pontarea timpului reprezintă un set cronologic de înregistrări în formă scrisă, cu scopul de a marca perioada pe care o lucrează zilnic fiecare angajat. Astfel poate fi monitorizată activitatea la nivel individual, pentru întocmirea statelor de plată și calcularea retribuției lunare.

Multă vreme acest sistem a fost exclusiv manual, prin notarea în condica de prezență sau în foile colective de prezență a orelor de sosire și plecare.  Ulterior s-a trecut la o metodă parțial automatizată: utilizarea de cartele ce erau perforate la sosire și la plecare, cu ajutorul unei mașini (punch in / punch out), similar cu mecanismul de perforare a biletelor de autobuz. De aici provine termenul de pontaj, care a fost păstrat până în ziua de azi, deși lucrurile au evoluat, odată cu tehnologiile digitale.

În prezent, majoritatea firmelor folosesc pontajul electronic, pe baza unor sisteme cu cititoare de cartele, ce oferă date pe care aplicațiile software le prelucrează și le integrează în sistemul ERP al firmei, pentru obținerea de rapoarte, situații și analize interdepartamentale.

Avantajele utilizării pontajului electronic

Utilizarea unui sistem de pontaj electronic prezintă avantaje importante pentru angajat și aduce beneficii semnificative angajatorului:

Reduce timpul de colectare a datelor de prezență

Înregistrarea orei de începere, respectiv de terminare a perioadei de lucru se realizează automat, astfel că se reduce timpul necesar colectării datelor de prezență. Angajații nu mai trebuie să meargă efectiv la locul de pontaj, ca să perforeze cartela sau să semneze în condica de prezență.

Asigură corectitudinea și confidențialitatea datelor colectate

În condițiile în care tot mai multe firme au ales sistemul de telemuncă pentru desfășurarea activităților curente, este obligatoriu ca tot ceea ce ține de salarizare să fie realizat în mod centralizat, automat și cu respectarea legislației muncii. 

Implementarea unui sistem de pontaj electronic asigură corectitudinea înregistrărilor și confidențialitatea datelor pe care le furnizează angajații. Erorile frecvente din cauza înregistrărilor manuale sunt eliminate, iar modificările se pot efectua rapid, astfel că departamentul de Resurse Umane are în orice moment situația la zi cu orele lucrate, concediile medicale, concediile de odihnă și drepturile salariale pentru fiecare angajat.

Permite prelucrarea datelor și integrarea cu softurile existente în firmă

Pontajul electronic furnizează date în format digital, care pot fi preluate și prelucrate de celelalte aplicații software din sistemul informatic al firmei: ERP, WMS, EDI, CRM ș.a. Astfel se poate realiza și operațiunea de externalizare HR, la care multe firme apelează pentru reducerea costurilor cu gestionarea resurselor umane.

Soluții software pentru pontaj electronic

Este necesară implementarea unui soft de resurse umane precum Pluriva HCM, care să cuprindă toate modulele necesare în activitatea de HR:

- Administrare personal;

- Salarizare;

- Indicatori de performanță;

- Pontaj electronic și control acces;

- Compensații și beneficii;

- Competențe;

- Cursuri;

- Evaluări;

- Portal Angajat - Self Service.

Prin Pluriva HCM aveți la dispoziție o soluție HCM eficientă și ușor de implementat, ce asigură gestionarea profesionistă a operațiunilor din departamentele de Resurse Umane și  oferă suport activ în activitățile cheie de HR: 

- generarea de documente, declarații, extrase, state de plată; 

- administrarea dosarelor de personal în format electronic;

- administrarea orelor de munca și a pontajului;

- aprobarea electronică a cererilor venite din partea angajaților;

- arhivarea electronică a documentelor, datelor și informațiilor;

- actualizări legislative și procedurale; 

- update-uri de soft și completare a modulelor de lucru.

Pluriva HCM este un soft de resurse umane online, multi user, livrat in cloud, ce poate fi accesat de pe calculator sau dispozitive mobile (laptop, mobil, tabletă). Prin implementarea aceste soluții HCM reduceți birocrația și organizați eficient graficul de activități pentru toți angajații din companie. Aveți situația la zi cu ocuparea posturilor de lucru și puteți evalua eficiența fiecărui departament.