Acest studiu a fost realizat de Microsoft Romania si analizeaza implementarea de catre compania noastra a unei solutii de Business Intelligence pe platforma Microsoft, in beneficiul grupului Rompetrol. Deoarece documentul oficial Microsoft se refera la vechea denumire a companiei, PharmEc Software, am pastrat forma originala a acestuia, asa cum apare si pe site-ul Microsoft, la adresa http://www.microsoft.com/romania/business/studii_de_caz/rompetrol.mspx. Procesul de rebranding in urma caruia PharmEc Software a devenit Pluriva SRL a fost finalizat in decembrie 2008.

Despre companie
Grupul Rompetrol este, dupa venituri, una dintre primele 25 de companii multinationale petroliere din Uniunea Europeana. Denumit si TRG (The Rompetrol Group), are sediul in Olanda si majoritatea operatiunilor si activelor in Franta, Romania, Spania si Europa de Sud-Est. Grupul are in jur de 8.000 de angajati in 13 tari si, cu o cifra de afaceri de mai multe miliarde de euro, intentioneaza sa devina una dintre cele mai mari companii petroliere independente din Europa.
Principalele activitati ale Grupului sunt cele de rafinare si marketing-vanzare de produse petroliere, cu interese adiacente in explorare, productie si alte servicii pentru industria petroliera.

In Romania, Grupul detine o retea de distributie a produselor petroliere de 300 de benzinarii, proprii si in parteneriat, reunite intr-o entitate juridica numita Rompetrol Downstream. Aceasta retea a introdus pentru prima oara in Romania sistemul de alimentare bazat pe cardurile de credit – cardurile Fill-and-Go Personal. In conditiile in care Rompetrol tinteste sa-si tripleze, pana in 2009, numarul total de benzinarii (de la nivelul actual de 600 de statii, in Franta, Romania, Bulgaria, Albania, Georgia, Moldova, pana la 1.800) si dat fiind faptul ca numarul de clienti care folosesc cardurile este in crestere, conducerea Rompetrol avea nevoie de un instrument informatic performant, care sa permita o analiza detaliata absolut necesara pentru luarea unor decizii de dezvoltare. Era necesar sa poata decide, in deplina cunostinta de cauza, cum pot fi cel mai eficient folosite, in continuare, aceste carduri de credit.
Solutia Business Intelligence, construita cu tehnologie Microsoft de catre specialistii IT ai companiei PharmEc Software, a deschis calea si spre alte beneficii.

Situatia initiala

Cristian Balulescu, Business Applications Director la Rompetrol, explica ce anume a generat cerinta Rompetrol pentru un instrument puternic de analiza si raportare a activitatilor legate de cardurile de credit emise de companie: "Exista, de fapt, doua companii, ambele din Grupul Rompetrol. Una dintre acestea, IFN Fingrup Credit emite acum, sub licenta MasterCard, un card co-branded cu Rompetrol, care se cheama Fill-And-Go Credit. La randul sau, Rompetrol Downstream a acumulat, in timp, un portofoliu mare de clienti cu Fill-And-Go Personal, un card proprietar Rompetrol, special pentru soferi. Acest card poate fi folosit doar in sistemul de benzinarii Rompetrol, spre deosebire de Fill-And-Go Credit, care poate fi folosit, ca orice card bancar, la orice comerciant. Desi sunt doua produse diferite care s-au dezvoltat separat, la un moment dat s-a constatat ca de fapt au foarte multe in comun: canale de vanzare comune, respectiv statiile Rompetrol si se adreseaza aceluiasi tip de client, caruia i se pot oferi suplimentar anumite reduceri, etc.".

Asadar, doua organizatii din cadrul aceluiasi grup au ajuns sa gestioneze doua produse asemanatoare, fiecare cu propria infrastructura si generand propriile costuri. In timp ce la Rompetrol Downstream s-a dezvoltat, in ultimii doi ani, o baza de date cu circa 75.000 de carduri, pe care s-au efectuat aproximativ 1 million de tranzactii, la IFN Fingroup Credit – infiintata in ianuarie 2006, cu obiect de activitate emiterea de carduri si acordarea de credite de consum – a inceput sa fie studiata posibilitatea migrarii cardurilor Fill-And-Go Personal la Fill-And-Go Credit.
Cristian Balulescu precizeaza: "Grupul Rompetrol a ajuns la un anumit stadiu de dezvoltare, la o anumita masa critica de clienti si la o anumita maturitate a afacerii si atunci, la strategia agresiva de crestere de pana acum, a adaugat si o strategie de optimizare a activitatii. Si s-a decis sa se studieze posibilitatea migrarii produsului Fill-And-Go Personal si, poate chiar mai departe, crearea unui produs nou, similar, administrat de IFN, care este specializata in oferta de credite. Pentru aceasta era necesar sa poata fi facuta o analiza financiara si de comportament a clientilor acestui tip de card".

De la un Business Intelligence, in general, se asteapta o reactie continua la ceea ce se intampla in compania respectiva, Eugen Diaconeasa, Director Dezvoltare, PharmEc Software 

Era asadar necesara o crestere a capacitatii de analiza, pentru a se ajunge la niste concluzii. Alexandru Oporanu, Solution Development Manager la Rompetrol Downstream, explica de ce era complicata analiza care sa fundamenteze o astfel de decizie si de ce era necesara, in consecinta, o solutie performanta. "S-a ajuns la concluzia ca este nevoie de o solutie de Business Intelligence, atunci cand, in conditiile cresterii nivelului de tranzactii, a fost necesara o cunoastere mai detaliata a informatiilor acumulate in baza de date. Trebuia deja ca toate informatiile Rompetrol Downstream, legate de clientii care au carduri Fill-And-Go, sa poata fi evaluate, sortate, filtrate, grupate pe diferite dimensiuni/criterii. De exemplu, o tranzactie comporta mai multe dimensiuni: exista tranzactii cu produse « dry » (orice altceva decat combustibil), sau cu produse « wet » (tot ce inseamna combustibil). Apoi, s-a dorit vizualizarea valorilor facturilor pe clienti si obtinerea unui profil al clientului – cat cumpara dry, cat wet, ce cantitati, cat de bun platnic este, ce intarzieri la plata are, valoarea penalitatilor etc –, pentru a se face analiza si a se lua decizia referitoare la cum anume se poate face cel mai bine migrarea cardurilor catre Fill-And-Go Credit".

Partenerul Microsoft, PharmEc Software a realizat si a pus in exploatare, in 2006, prima versiune a unei aplicatii de gestiune a facturarii din sistemul cardurilor Rompetrol Downstream. Dar acum era deja nevoie de mai mult. "Am avut nevoie de o solutie de Business Intelligence pentru ca, din tot ce aveam implementat, puteam primi doar rapoarte operationale. Si aveam nevoie de rapoarte analitice", spune Cristian Balulescu. Iar Eugen Diaconeasa, Director Dezvoltare la PharmEc Software, precizeaza, la randul sau: "Ei au avut nevoie de o solutie Business Intelligence, cam dupa doi ani de utilizare a sistemului de facturare. Si-au dat seama ca au un numar mare de clienti si au dorit sa le cunoasca comportamentul. Cei de la Rompetrol au o gandire corporatista, vor sa aiba control pe ce se intampla pe piata si sa stie de ce si cum si de care parghii pot trage pentru eficientizare. Iar pentru aceasta era nevoie de Business Intelligence. Si a fost vorba despre o tema cu un rezultat bine definit din start. Daca de la un Business Intelligence, in general, se asteapta o reactie continua la ceea ce se intampla in compania respectiva, aici este vorba despre un proiect prin care s-a dorit, intai de toate, o analiza la zi, pentru a putea fi luate niste decizii rapide".

Solutia

"Raportul cost sau efort per rezultat a fost cel mai bun". Cristian Balulescu, Business Applications Director, Rompetrol 

PharmEc Software, Microsoft Gold Certified Partner, este o companie care dezvolta o suita de produse ce acopera complet activitatea unei companii mijlocii sau mari: ERP, deci sistem de gestiune a companiei, sistem de logistica si distributie si software de retail. In proiectul actual de la Rompetrol, specialistii de la PharmEc au dezvoltat o solutie de Business Intelligence, pe tehnologie Microsoft, prin care datele din sistemul de facturare dezvoltat anterior sunt extrase in rapoarte diverse. In aceste rapoarte, este prelucrat un volum de date foarte mare, privind facturarea persoanelor fizice care au un card Fill-and-Go, volum acumulat in doi ani la Rompetrol Downstream. Analiza rezultatelor o fac analistii de business de la IFN Fingroup care, prin auditul pe care il realizeaza, fac recomandari pentru definitivarea unei decizii privind viitorul cardurilor de credit ale Rompetrol.
"Acesta este obiectivul final pentru care a fost facut acest Business Intelligence", precizeaza Alexandru Oporanu. "O baza de informare eficienta, care sa ofere datele necesare acestui proces de migrare. Solutia de Business Intelligence se aplica pe o baza de date gestionata de Rompetrol Downstream pusa pe un Server SQL achizitionat de la Microsoft".

Asadar, la baza solutiei BI sta SQL Server 2005, cu functionalitatile sale: Reporting Services, Analysis Services si Integration Services. MS Integration Services conecteaza SQL Server 2005 si Wharehouse-ul (depozitul de baze de date persoane fizice) la alte surse, pachetul de extragere a datelor, localizat pe serverul de Business Intelligence fiind rulat in fiecare noapte. Folosind MS Analysis Services, localizat tot pe serverul de Business Intelligence, se obtine baza de cuburi, reprocesata, de asemenea, in fiecare noapte. Cu MS Reporting Services se obtin rapoartele. Apoi, acestea sunt vizualizate cu binecunoscutul Excel, din Office 2007, care se poate conecta direct la SQL. "Informatiile se actualizeaza in fiecare noapte si din Excel se aleg dimensiunile si se filtreaza informatia necesara. Este folosit Excel 2007, care are niste caracteristici pe care versiunile anterioare nu le suportau", spune Alexandru Oporanu. Unul dintre cele mai mari avantaje ale noului Excel 2007 este ca acesta nu mai are nici o limitare privind numarul de randuri. In plus, partea de grafice este foarte mult imbunatatita. O alta mare inovatie este formatul fisierului, acum XML (un mod de a reprezenta datele care este un standard universal), fasa de un fisier binar, cum era in versiunile anterioare ale Excel.

"Este o structura standard de Business Intelligence cu Excel instalat desktop, adica nu este conectat printr-un web services ca sa isi ia datele peste Internet", precizeaza si Eugen Diaconeasa care mai spune: "Este un exemplu pragmatic de solutie Business Intelligence cu Excel si avand ca baza SQL Server. Ii permite analistului sa exploreze datele pe dimensiunile organizatiei si pe dimensiunile afacerii, adica: structura geografica, evolutii in timp, categorii de clienti etc. Un analist de business care este familiarizat cu domeniul, incepe sa isi dea seama care sunt parghiile de care poate “sa traga”. Analistul poate sa parcurga datele gata puse in Excel si le poate prelucra si offline, poate parcurge cu viteza volume mari de date, le poate vizualiza pe dimensiuni. Analistii de la Rompetrol au solicitat de la inceput anumite tipuri de rapoarte, stiau exact ce vor sa afle".

Spre deosebire de alte situatii, in care prin solutiile de Business Intelligence este tintita obtinerea continua, in timp real, de rapoarte usor de interpretat, in cazul Rompetrol principalul obiectiv urmarit si atins a fost adancimea, profunzimea informatiei, pentru realizarea unor analize speciale care sa duca la o concluzie de business temeinic fundamentata.

Beneficii

"Clientul primeste servicii mai complexe si mai bine adaptate pe nevoile sale". Cristian Balulescu, Business Applications Director, Rompetrol  

"Cu aceasta solutie BI, analistii de la FinGrup isi pot face analiza in mod coerent, deci decizia privind migrarea cardurilor Fill-And-Go Personal are acum un suport real. O analiza atat de complexa ar fi fost altfel imposibila", subliniaza Alexandru Oporanu primul si cel mai important beneficiu al utilizarii BI, solutia bazata pe tehnologia Microsoft care a fost implementata la Rompetrol.

Servicii mai bune pentru clienti mai multi

Desigur, este de asteptat ca si dupa aceasta analiza, solutia sa fie folosita in continuare. Cristian Balulescu spune: "Solutia a creat baza informationala pentru decizii optime. Si sunt multe decizii, nu doar decizia privind cardurile de credit, pentru ca e posibil chiar sa nu se finalizeze cu o mutare propriu-zisa, ci cu o migrare pe un alt produs sau aparitia unui produs complet nou. Dar practic, solutia aceasta de Business Intelligence este suficient de bine facuta incat sa ofere o imagine privind comportamentul clientului din mai multe perspective – si nu doar financiar – pe zone, pe statii Rompetrol, pe tipuri de clienti. Ceea ce in ultima instanta inseamna ca, dupa ce se ia decizia principala pentru care a fost implementata, solutia poate, si va fi folosita in continuare".

Dar, dincolo de aceasta fundamentare a deciziilor, ce alte beneficii imediate, vizibile, urmeaza sa aduca grupului Rompetrol solutia BI? Un raspuns il ofera tot Cristian Balulescu: "Mai intai, scaderea costurilor. In momentul in care Fill-And-Go se va muta la Fingroup, acelasi tip de operatiuni, pentru doua tipuri de carduri asemanatoare dar distincte, se vor face intr-un singur loc, iar aceasta unificare poate duce la o reducere a costurilor de, probabil, ordinul a zeci de mii de euro pe luna. Dar, de fapt, din perspectiva de business mai este o componenta: capabilitatea de a oferi clientilor servicii mai complexe si mai adaptate nevoilor anului 2008. Iar prin optimizarea avantajelor pe care le ofera cardurile, va iesi un produs superior. Deci primul beneficiu vine din perspectiva clientului, care primeste servicii mai complexe si mai bine adaptate pe nevoile sale".

In mod implicit, aceasta va insemna pentru companie si posibilitatea de a atrage mai multi clienti. Serviciile mai complexe si mai bine adaptate la cerintele clientilor ii vor atrage si pe altii, dar va potenta si sansa de a vinde mai mult fiecaruia dintre clientii existenti. Va duce la cresterea volumului total de vanzari.

Flexibilitate sporita in deciziile de marketing

"Utilizatorul final nu trebuie sa faca vreun efort de adaptare la lucrul cu o noua interfata." Cristian Balulescu, Business Applications Director, Rompetrol 

Si alte decizii vor putea fi luate folosind informatiile primite cu ajutorul instrumentului BI, bazat pe tehnologia Microsoft. Identificarea si analiza intarzierilor in plata scadentelor la credite poate duce la crearea de politici specifice pentru diferite tipuri de clienti. Iar imbunatatirea vitezei de recuperare a banilor este unul dintre obiective ce pot fi atinse cu sprijinul solutiei BI.
In plus, sistemul permite obtinerea de raspunsuri ce pot releva care este structura clientilor activi – ca numar de tranzactii si ca marime a valorii per tranzactie – pe zone geografice, statii de benzinarii, tipuri de clienti s.a.m.d. Daca Rompetrol va dori sa dezvolte o solutie financiara anume, adresata clientilor care, sa zicem, consuma pe luna benzina in valoare de 7 milioane lei, acestia vor putea fi usor identificati si analizati cu acest BI. Solutia va furniza si in continuare baza informationala pentru decizii legate de extinderea sau restrangerea activitatii pe anumite zone geografice, pe anumite tipuri de produse sau pur si simplu pe anumite tipuri de clienti.

Fii Inteligent, la cel mai bun raport cost-rezultat

De ce aceasta solutie BI, pe tehnologie Microsoft? Alexandru Oporanu considera ca raspunsul e simplu: "Cand raportarea si filtrarea se fac intr-un program cum e Excel, este clar ca e mult mai usor pentru utilizator sa foloseasca noua solutie. Este cu mult mai greu daca vin cu o interfata noua". Iar Cristian Balulescu completeaza: "Orice om este familiarizat cu layout-ul de prezentare din Excel. Deci utilizatorul final nu trebuie sa faca vreun efort de adaptare la lucrul cu o noua interfata. In plus, solutiile BI bazate pe Microsoft sunt foarte simplu de dezvoltat, cu atat mai mult cu cat, in cazul nostru, sursele de date erau deja pe Microsoft SQL Server. Si acest fapt duce desigur si la costuri mici; asadar, raportul cost sau efort per rezultat a fost cel mai bun. Si aceasta pentru ca si efortul de implementare si de integrare a fost foarte mic, chiar n-am avut nevoie sa construim interfete sau conectori speciali. Din perspectiva noastra, am reusit sa implementam o solutie intr-un timp foarte scurt si sa acoperim o nevoie de business, la costuri reduse".